เพิ่มความเข้มงวดในการจัดการเอกสารและงานเอกสารสำคัญระหว่างกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน

Kinhtedothi - ห้ามมิให้ยึด โอน หรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยมิชอบด้วยกฎหมายโดยเด็ดขาด รวมถึงห้ามมิให้ทำให้เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารเสียหายหรือสูญหายในระหว่างกระบวนการปรับโครงสร้างองค์กร...

นี่เป็นประเด็นสำคัญในหนังสือราชการฉบับที่ 414/BNV-VTLTNN ลงวันที่ 19 มีนาคม จาก กระทรวงมหาดไทย ถึงคณะกรรมการประชาชนประจำจังหวัดและเมืองที่อยู่ภายใต้การปกครองส่วนกลาง เกี่ยวกับการเสริมสร้างความเข้มแข็งในการบริหารจัดการเอกสารและจดหมายเหตุในระหว่างกระบวนการปรับโครงสร้างองค์กรของระบบการเมืองตามข้อสรุปฉบับที่ 127-KL/TW ของคณะกรรมการกรมการเมือง

การครอบครอง การโอน หรือการทำลายเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาตเป็นสิ่งต้องห้ามอย่างเด็ดขาด

เอกสารทางการระบุว่า เพื่อให้การบริหารจัดการและการจัดเก็บเอกสารเป็นไปอย่างราบรื่นและต่อเนื่อง และเพื่อรับประกันการจัดการเอกสารอย่างปลอดภัยก่อน ระหว่าง และหลังการปรับโครงสร้างองค์กรของระบบ การเมือง ให้เสร็จสมบูรณ์ตามข้อสรุปหมายเลข 127-KL/TW ลงวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2568 ของคณะกรรมการกรมการเมืองและสำนักเลขาธิการ กระทรวงมหาดไทยจึงขอให้ประธานคณะกรรมการประชาชนประจำจังหวัดและเมืองที่อยู่ภายใต้การบริหารส่วนกลาง เร่งดำเนินการตามภารกิจเร่งด่วนหลายประการ เพื่อเสริมสร้างการบริหารจัดการและการจัดเก็บเอกสารในระหว่างการปรับโครงสร้างองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น

ประการแรก จำเป็นต้องดำเนินการตามกฎหมายเกี่ยวกับการจัดการและการจัดเก็บเอกสารอย่างครบถ้วนและถูกต้อง โดยต้องเป็นไปตามข้อกำหนดดังต่อไปนี้: เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารทั้งหมดที่เกิดขึ้นจากกิจกรรมของหน่วยงานและองค์กรต้องได้รับการจัดการจากส่วนกลางอย่างเป็นระบบ และปลอดภัยตามแต่ละหมวดหมู่การจัดเก็บเอกสาร และเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของแต่ละหน่วยงานหรือองค์กรต้องได้รับการจัดทำรายการและรวบรวมตามหมวดหมู่การจัดเก็บเอกสารของหน่วยงานหรือองค์กรนั้นๆ

หน่วยงานหรือองค์กรจะต้องปิดคลังเอกสารนับตั้งแต่วันที่ยุติการดำเนินงาน และหน่วยงานหรือองค์กรจะไม่สามารถออกเอกสารทางราชการใดๆ ภายในขอบเขตอำนาจของตนได้นับตั้งแต่วันที่คำตัดสินของหน่วยงานผู้มีอำนาจเกี่ยวกับการควบรวมหรือการยุติการดำเนินงานมีผลบังคับใช้

ก่อนและระหว่างการปรับโครงสร้างองค์กรบริหารราชการแผ่นดิน เอกสารและฐานข้อมูลจะต้องยังคงได้รับการเก็บรักษาไว้ในหอจดหมายเหตุทางประวัติศาสตร์ระดับจังหวัดและหอจดหมายเหตุของหน่วยงานบริหารราชการแผ่นดิน (หรือสถานที่จัดเก็บปัจจุบัน) ก่อนการปรับโครงสร้างองค์กร

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การครอบครอง การโอน หรือการทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาตเป็นสิ่งต้องห้ามอย่างเด็ดขาด นอกจากนี้ การทำให้เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารเสียหายหรือสูญหายระหว่างกระบวนการปรับโครงสร้างองค์กรก็เป็นสิ่งต้องห้ามเช่นกัน

ประการที่สอง หอจดหมายเหตุทางประวัติศาสตร์ระดับจังหวัดมีหน้าที่รับและประสานงานกับหัวหน้าหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหารต่างๆ เพื่อดำเนินการอนุรักษ์เอกสารทางประวัติศาสตร์และฐานข้อมูลเอกสารทั้งหมดภายในจังหวัดต่อไป ไม่ว่าจะเก็บรักษาไว้ในสถานที่เดิมหรือในสถานที่ส่วนกลางชั่วคราว และส่งมอบเอกสารเหล่านั้นให้แก่หน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหารใหม่ตามอำนาจหน้าที่ในการบริหารจัดการหลังจากมีการปรับโครงสร้างองค์กรแล้ว

ประการที่สาม การส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารหลังจากการปรับโครงสร้างองค์กรได้ดำเนินการตามระเบียบข้อบังคับของกฎหมายว่าด้วยการเก็บรักษาเอกสารเกี่ยวกับอำนาจการบริหารจัดการ

ประการที่สี่ บังคับใช้กฎหมายอย่างเคร่งครัดเกี่ยวกับการจัดการและการใช้ตราประทับราชการและใบรับรองลายเซ็นดิจิทัล ปกป้องความลับของรัฐ และรับรองความปลอดภัยของข้อมูล เอกสาร และข้อมูลต่างๆ เมื่อดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับสถิติ การจัดทำเอกสาร การส่งมอบ การจัดเก็บ และการใช้งานในระหว่างกระบวนการปรับโครงสร้างองค์กร

ระเบียบว่าด้วยรายการรหัสประจำตัวสำหรับเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์เอกสารของหน่วยงานและองค์กรใหม่

สำหรับคณะกรรมการประชาชนระดับจังหวัดและเมืองที่อยู่ภายใต้การบริหารส่วนกลาง กระทรวงมหาดไทยเสนอให้ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดเป็นผู้รับผิดชอบในฐานะหัวหน้าองค์กรสำหรับการบริหารจัดการเอกสารและจดหมายเหตุของรัฐในระดับท้องถิ่น ภายในขอบเขตหน้าที่และอำนาจของตน โดยต้องดูแลรักษาความปลอดภัยของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารภายใต้การดูแลของตนตามกฎหมายตลอดกระบวนการปรับโครงสร้างองค์กร และควรมีการออกคำสั่งจากประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดเกี่ยวกับการเสริมสร้างความเข้มแข็งในการบริหารจัดการเอกสารและจดหมายเหตุของรัฐโดยเร็ว

ในขณะเดียวกัน จำเป็นต้องจัดทำแผนการปรับโครงสร้างคลังเอกสารประวัติศาสตร์ของรัฐในระดับจังหวัด ภายใต้โครงการปรับโครงสร้างและจัดระเบียบหน่วยงานบริหารในทุกระดับ และสร้างแบบจำลององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นแบบสองระดับ จากนั้นจึงเสนอต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อประเมินและนำไปปฏิบัติ

หลังจากการปรับโครงสร้างองค์กรเสร็จสิ้นลงแล้ว จำเป็นต้องออกระเบียบข้อบังคับโดยทันทีเพื่อระบุรายการรหัสประจำตัวสำหรับเอกสารและบันทึก และสัญลักษณ์เอกสารของหน่วยงานและองค์กรใหม่ภายใต้การบริหารจัดการ สั่งการให้หัวหน้าหน่วยงานและองค์กรใหม่รับเอกสารและฐานข้อมูลที่อยู่ในอำนาจการจัดการของตน และสั่งการให้หัวหน้าหน่วยงานบริหารระดับรากหญ้าใหม่รับเอกสารที่ห้องเก็บรวบรวมและสถานที่จัดเก็บภายในเขตอำนาจของตน ซึ่งอยู่ภายใต้การดูแลชั่วคราวของหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด

ในขณะเดียวกัน จำเป็นต้องสั่งการให้หน่วยงานที่ดูแลและดำเนินงานระบบดำเนินการแก้ไขปัญหาทางเทคนิค เพื่อให้มั่นใจได้ถึงความต่อเนื่องในการออกเอกสารและการดำเนินงานของหน่วยงานและองค์กรภายใต้การดูแลของตน

กระทรวงมหาดไทยเสนอให้เสริมสร้างการบริหารจัดการเอกสารและการเก็บรักษาเอกสารในระหว่างกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมือง (ภาพ: สำนักข่าว VNA)

จัดทำแผนปฏิบัติการตามคำสั่งของประธานคณะกรรมการประชาชนประจำจังหวัด

ในส่วนของกรมกิจการภายใน หนังสือราชการฉบับนี้ขอให้กรมฯ ให้คำแนะนำแก่ประธานสภาประชาชนจังหวัดให้ตราคำสั่งเกี่ยวกับการเสริมสร้างความเข้มแข็งในการบริหารจัดการเอกสารและการเก็บรักษาเอกสารในระหว่างกระบวนการปรับโครงสร้างองค์กรของระบบการเมืองในระดับท้องถิ่น และให้จัดทำแผนการดำเนินงานตามคำสั่งของประธานสภาประชาชนจังหวัดด้วย

ในขณะเดียวกัน สำนักงานจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ประจำจังหวัดมีหน้าที่มอบหมายเจ้าหน้าที่จัดตั้งกลุ่มทำงานเพื่อเยี่ยมชมหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานต่างๆ เพื่อรับและประสานงานการอนุรักษ์เอกสารในสถานที่ และกำหนดขอบเขตฐานข้อมูลเอกสารในระบบ พร้อมทั้งสั่งการให้สำนักงานจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ประจำจังหวัดดำเนินมาตรการเชิงรุกเพื่อรวบรวมบันทึกที่มีระยะเวลาการเก็บรักษาถาวรซึ่งได้รับการจัดระเบียบอย่างครบถ้วนแล้ว ณ หน่วยงานและองค์กรที่เป็นแหล่งที่มาของเอกสารที่ส่งมายังสำนักงานจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ประจำจังหวัด

ในขณะเดียวกัน ขอแนะนำให้ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดจัดสรรทรัพยากรให้เพียงพอเพื่อรักษาความปลอดภัยของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในห้องและคลังที่ได้รับการยืนยันและปิดผนึกโดยหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด จนกว่าจะส่งมอบให้แก่หน่วยงานและองค์กรที่รับผิดชอบในการบริหารจัดการหลังจากการปรับโครงสร้างองค์กรบริหารราชการแผ่นดินเสร็จสิ้น

หลังจากดำเนินการปรับโครงสร้างองค์กรเสร็จสิ้นแล้ว จำเป็นต้องแจ้งประธานสภาประชาชนจังหวัดให้จัดทำรายชื่อรหัสประจำตัวสำหรับเอกสาร แฟ้ม และสัญลักษณ์เอกสารของหน่วยงานและองค์กรที่จัดตั้งขึ้นใหม่หลังการปรับโครงสร้างองค์กรภายในขอบเขตอำนาจการจัดการโดยทันที เสนอแผนและโครงการสำหรับการจัดการและประมวลผลเอกสารของหน่วยงานและองค์กรก่อนการปรับโครงสร้างองค์กรต่อสภาประชาชนจังหวัด และประสานงานกับหน่วยงานที่ดูแลและดำเนินการระบบเพื่อจัดทำแผนสำหรับการส่งมอบและบูรณาการเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในระบบ

ยืนยันการส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ ก่อนการปรับโครงสร้างองค์กร

สำหรับหอจดหมายเหตุทางประวัติศาสตร์ระดับจังหวัด กระทรวงมหาดไทยเสนอให้แต่งตั้งเจ้าหน้าที่เพื่อกำกับดูแลการรวบรวมสถิติ การจัดเรียง การบรรจุ การปิดผนึก การตรวจสอบปริมาณและสภาพของเอกสารกระดาษและเอกสารในสื่ออื่น ๆ (ถ้ามี) การรับและประสานงานการเก็บรักษาเอกสารในสถานที่หรือการเก็บรักษาแบบรวมศูนย์ชั่วคราวจากหน่วยงานและองค์กรต่างๆ การประสานงานกับหน่วยงานที่บริหารจัดการและดำเนินการระบบเพื่อกำหนดจำนวนเอกสารดิจิทัลและกำหนดขอบเขตฐานข้อมูลเอกสารในระบบสำหรับแต่ละหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหาร

จัดทำบัญชีรายชื่อเอกสารและฐานข้อมูลทั้งหมดที่จัดเก็บอยู่ในหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ระดับจังหวัดอย่างครบถ้วนสมบูรณ์ ดำเนินการรักษาความปลอดภัย ความสมบูรณ์ และความสามารถในการใช้งานของเอกสารและฐานข้อมูลในหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ระดับจังหวัดต่อไปจนกว่าจะส่งมอบให้แก่หน่วยงานและองค์กรที่เกี่ยวข้องหลังจากการปรับโครงสร้างองค์กร สรุปปริมาณและสภาพของเอกสารและฐานข้อมูล และรายงานต่อกรมกิจการภายในเพื่อส่งต่อให้กระทรวงมหาดไทย

หลังจากการปรับโครงสร้างองค์กรเสร็จสิ้นลงแล้ว ควรดำเนินการดังต่อไปนี้โดยทันที: จัดตั้งจุดประสานงานเพื่อจัดระเบียบและยืนยันการส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลจากหน่วยงานและองค์กรต่างๆ ก่อนการปรับโครงสร้างองค์กรไปยังหน่วยงานหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องซึ่งจะรับผิดชอบในการบริหารจัดการเอกสารและฐานข้อมูลเหล่านั้นหลังการปรับโครงสร้าง และให้คำแนะนำแก่กรมกิจการภายในเกี่ยวกับการจัดทำแผนและโครงการเพื่อบริหารจัดการและประมวลผลเอกสารและฐานข้อมูลที่หน่วยงานและองค์กรต่างๆ ได้ทำการสำรวจไว้ก่อนการปรับโครงสร้างองค์กร

ในขณะเดียวกัน ให้ประสานงานกับหน่วยงานและองค์กรที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินโครงการและโปรแกรมสำหรับการจัดการและประมวลผลเอกสารและฐานข้อมูลที่ได้รับการจัดทำรายการไว้ก่อนการปรับโครงสร้างองค์กร รวบรวมบันทึกที่มีระยะเวลาการเก็บรักษาถาวรซึ่งได้รับการจัดระเบียบอย่างสมบูรณ์แล้วจากหน่วยงานและองค์กรที่เป็นแหล่งที่มาของเอกสารที่ส่งไปยังหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด

การลงทะเบียนบัญชีใหม่หรือเปิดใช้งานบัญชีอีกครั้งสำหรับองค์กร ผู้นำ และเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหาร

ในเอกสารฉบับเดียวกันนี้ กระทรวงมหาดไทยยังได้ขอให้หัวหน้าหน่วยงานและองค์กรต่างๆ รวมถึงประธานคณะกรรมการประชาชนระดับอำเภอและตำบล รับผิดชอบในการรักษาความปลอดภัยของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่อยู่ในความดูแลของตนตามกฎหมายตลอดกระบวนการปรับโครงสร้างองค์กร จนกว่าเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารจะถูกส่งมอบให้แก่หอจดหมายเหตุทางประวัติศาสตร์ประจำจังหวัดและหน่วยงานและองค์กรที่เกี่ยวข้องหลังจากการปรับโครงสร้างเสร็จสิ้น

ในขณะเดียวกัน ให้สั่งการให้หน่วยงานและบุคคลต่างๆ รวบรวมและจัดเตรียมไฟล์และเอกสารเกี่ยวกับงานที่เสร็จสมบูรณ์และงานที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ มอบหมายให้หน่วยงานและบุคคลต่างๆ รวบรวมและจัดทำรายการงานที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ของหน่วยงานหรือองค์กร และตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์และเอกสารประกอบต่างๆ ได้รับการจัดเตรียมแยกต่างหากและส่งไปยังคลังเอกสารของหน่วยงาน

กำกับดูแลคลังเอกสารของสำนักงานสถิติ จัดเก็บเอกสารในคลัง และให้คำแนะนำแก่หน่วยงานและบุคลากรด้านสถิติในการจัดเก็บเอกสารและบันทึกที่ยังไม่ได้ส่งมอบ รับเอกสารและบันทึกจากหน่วยงานและบุคคล และรวบรวมไว้ในห้องเก็บรักษาส่วนกลาง พร้อมทั้งจัดหาสถานที่จัดเก็บ อุปกรณ์ และบุคลากรที่จำเป็นเพื่อปกป้องและเก็บรักษาเอกสารอย่างปลอดภัยจนกว่าจะส่งมอบให้แก่หน่วยงานหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องหลังจากการปรับโครงสร้างองค์กร

ประธานคณะกรรมการประชาชนอำเภอ มอบหมายให้กรมกิจการภายใน ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการจัดหาห้องเก็บรักษาและอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับการรวบรวมและเก็บรักษาเอกสารจากหน่วยงานเฉพาะทางภายใต้คณะกรรมการประชาชนอำเภออย่างปลอดภัยและเป็นระบบ และจัดหาเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยเพื่อคุ้มครองเอกสารจนกว่าจะส่งมอบให้แก่หน่วยงานหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องเพื่อการจัดการหลังจากการปรับโครงสร้างองค์กรแล้ว

หลังจากดำเนินการปรับโครงสร้างองค์กรเสร็จสิ้นแล้ว หัวหน้าหน่วยงาน องค์กร หรือหน่วยงานบริหารใหม่ควรสั่งการให้ลงทะเบียนบัญชีใหม่หรือเปิดบัญชีใหม่สำหรับองค์กร ผู้บริหาร และเจ้าหน้าที่เอกสารในระบบโดยทันที เพื่อให้มั่นใจได้ว่ามีการออกและรับเอกสารอย่างถูกต้อง และลงทะเบียนเพื่อขอออกตราประทับและใบรับรองลายเซ็นดิจิทัลสำหรับใช้ในราชการตามที่กำหนด...

การวิเคราะห์ทางสถิติ การปิดผนึก และการเก็บรักษาเอกสารอย่างปลอดภัย

สำหรับหอจดหมายเหตุของหน่วยงาน กระทรวงมหาดไทยกำหนดให้แผนกหอจดหมายเหตุของหน่วยงานหรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลหอจดหมายเหตุ ณ หน่วยงาน องค์กร หรือหน่วยงานย่อย ต้องให้คำแนะนำแก่หน่วยงานและบุคคลต่างๆ ในการจัดทำรายการ บรรจุ และส่งมอบเอกสารไปยังห้องเก็บรักษาส่วนกลางหรือคลังสินค้าล่วงหน้า จัดเตรียมสถานที่จัดเก็บและเงื่อนไขที่จำเป็นสำหรับการเก็บรักษาเอกสารที่ได้รับจากหน่วยงานและบุคคลต่างๆ อย่างปลอดภัย จัดทำรายการ ปิดผนึก และเก็บรักษาเอกสารอย่างปลอดภัยในห้องจดหมายเหตุหรือคลังสินค้าของหน่วยงานหรือองค์กรจนกว่าจะส่งมอบให้แก่หอจดหมายเหตุทางประวัติศาสตร์ประจำจังหวัดหรือหน่วยงานหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องหลังจากมีการปรับโครงสร้างองค์กรแล้ว

ในขณะเดียวกัน ให้ประสานงานกับหน่วยงานที่ดูแลและดำเนินการระบบสถิติเพื่อตรวจสอบจำนวนเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ ภายในระบบ รับและจัดเก็บไฟล์และเอกสารของงานที่ยังไม่เสร็จแยกต่างหากตามรายการเอกสาร ส่งเพื่อจัดเก็บถาวรหรือจัดทำรายการและบรรจุไฟล์ที่มีระยะเวลาการเก็บรักษาถาวรแยกต่างหากซึ่งได้ดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว

ส่งเอกสารที่บรรจุเรียบร้อยแล้วและรายการงานที่ยังไม่เสร็จในสภาพเดิม

สำหรับข้าราชการ พนักงานของรัฐ และลูกจ้าง กระทรวงมหาดไทยต้องการให้รวบรวมและจัดเก็บเอกสารและไฟล์เกี่ยวกับงานที่เสร็จสมบูรณ์และงานที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ สำหรับงานที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ จะต้องจัดทำรายการโดยระบุชื่อของงาน ชื่อผู้รับผิดชอบหลัก จำนวนเอกสารที่มีอยู่ และกำหนดเวลาแล้วเสร็จ (ถ้ามี) อย่างชัดเจน

ส่งไฟล์และเอกสารที่บรรจุเรียบร้อยแล้ว พร้อมกับรายการงานที่ยังไม่แล้วเสร็จในระบบ ไปยังคลังเอกสารของหน่วยงาน หรือไปยังหน่วยงาน/บุคคลที่รับผิดชอบในการรวบรวมเอกสารในระหว่างกระบวนการปรับโครงสร้างองค์กร

หลังจากดำเนินการปรับโครงสร้างองค์กรเสร็จสิ้นแล้ว จำเป็นต้องประสานงานกับฝ่ายจดหมายเหตุของหน่วยงานและหน่วยงานที่ดูแลและดำเนินการระบบโดยทันที เพื่อส่งมอบไฟล์และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นให้กับหน่วยงานหรือบุคคลที่รับผิดชอบในการดำเนินงานต่อ

การปิดบัญชีขององค์กรและบุคคลสำหรับหน่วยงานและองค์กรที่ยุติการดำเนินงานแล้ว

สำหรับหน่วยงานที่ดูแลและดำเนินการระบบ กระทรวงมหาดไทยต้องการให้ระบุและกำหนดขอบเขตของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารภายในระบบตามบัญชีของหน่วยงาน องค์กร หรือบุคคลแต่ละราย โดยอิงจากรายการงานที่ยังไม่เสร็จ ให้กำหนดขอบเขตข้อมูลและจัดทำรายการบัญชีขององค์กรและบุคคลที่มีงานยังไม่เสร็จ และจัดทำแผนการส่งมอบงานเมื่อได้รับคำสั่ง

ในขณะเดียวกัน จะมีการรวบรวมและรายงานสถิติและรายงานเกี่ยวกับระบบรหัสประจำตัวเอกสาร รหัสแฟ้ม และสัญลักษณ์เอกสารที่ใช้อยู่ในปัจจุบันภายในระบบ และรายงานต่อคณะกรรมการประชาชนจังหวัดและกรมกิจการภายใน เพื่อใช้เป็นพื้นฐานในการกำหนดรหัสประจำตัวเอกสาร รหัสแฟ้ม และสัญลักษณ์เอกสารให้กับหน่วยงานและองค์กรต่างๆ หลังจากการปรับโครงสร้างองค์กร เพื่อให้เกิดความสม่ำเสมอ สอดคล้องกัน และหลีกเลี่ยงการซ้ำซ้อน

หลังจากดำเนินการปรับโครงสร้างองค์กรเสร็จสิ้นแล้ว จำเป็นต้องปิดบัญชีขององค์กรและบุคคลสำหรับหน่วยงานและองค์กรที่ยุติการดำเนินงานทันทีหลังจากมีการตัดสินใจปรับโครงสร้างองค์กร ในขณะเดียวกัน ให้เปิดบัญชีสำหรับหน่วยงาน องค์กร และบุคคลใหม่ โดยตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เชื่อมต่อกับเอกสารและฐานข้อมูลที่มีอยู่เดิมแล้ว

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง กระทรวงมหาดไทยได้เสนอแผนการใช้เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารภายในระบบ เพื่อตอบสนองความต้องการเร่งด่วนของหน่วยงาน องค์กร และบุคคลต่างๆ ตลอดกระบวนการปรับโครงสร้างองค์กร

แหล่งที่มา: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html