เพิ่มความเข้มงวดในการจัดการเอกสารและงานเอกสารสำคัญระหว่างกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน

Kinhtedothi-ห้ามครอบครอง โอน หรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด ห้ามทำให้เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารเสียหายหรือสูญหายในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบอุปกรณ์...

นั่นเป็นเนื้อหาที่น่าสังเกตในรายงานทางการเลขที่ 414/BNV-VTLTNN ลงวันที่ 19 มีนาคม ของ กระทรวงมหาดไทย ที่ส่งถึงคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดและเมืองที่เป็นศูนย์กลางเกี่ยวกับการเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมืองตามข้อสรุปหมายเลข 127-KL/TW ของโปลิตบูโร

ห้ามครอบครอง โอน หรือทำลายเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด

เอกสารดังกล่าวระบุอย่างชัดเจนว่า เพื่อให้แน่ใจว่างานเอกสารและเอกสารสำคัญจะราบรื่นและต่อเนื่อง และเพื่อให้แน่ใจว่ามีการจัดการเอกสารอย่างปลอดภัยก่อน ระหว่าง และหลังจากเสร็จสิ้นการปรับโครงสร้างระบบ การเมือง ตามข้อสรุปหมายเลข 127-KL/TW ลงวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2568 ของโปลิตบูโร สำนักงานเลขาธิการและกระทรวงมหาดไทยขอให้ประธานคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดหรือเมืองที่บริหารงานส่วนกลางสั่งการอย่างเร่งด่วนในการดำเนินการตามภารกิจเร่งด่วนจำนวนหนึ่งเพื่อเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญในกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงานปกครองส่วนท้องถิ่น

ประการแรก ให้บังคับใช้กฎหมายว่าด้วยเอกสารและเอกสารสำคัญอย่างถูกต้องและครบถ้วน โดยต้องเป็นไปตามข้อกำหนด ดังนี้ เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารทั้งหมดที่จัดทำขึ้นในกิจกรรมของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ จะต้องได้รับการจัดการอย่างรวมศูนย์ สม่ำเสมอ และปลอดภัยตามคลังเอกสารแต่ละแห่ง เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานหรือองค์กรใดๆ จะต้องได้รับการนับและรวบรวมตามคลังเอกสารของหน่วยงานหรือองค์กรนั้นๆ

ดำเนินการปิดเอกสารสำคัญของหน่วยงานและองค์กรตั้งแต่วันที่สิ้นสุดการดำเนินการ หน่วยงานและองค์กรไม่ออกเอกสารทางปกครองตามอำนาจหน้าที่ตั้งแต่วันที่การตัดสินใจของหน่วยงานที่มีอำนาจเกี่ยวกับการควบรวมหรือการสิ้นสุดการดำเนินการมีผลบังคับใช้

ก่อนและระหว่างการจัดองค์กร เอกสารและฐานข้อมูลจะต้องยังคงได้รับการเก็บรักษาไว้ที่หอจดหมายเหตุของหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ระดับจังหวัดและหอจดหมายเหตุของหน่วยงาน (หรือสถานที่เก็บรักษา) ของหน่วยงานบริหาร (ADU) ก่อนการจัดองค์กร

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ห้ามครอบครอง โอน หรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด ห้ามทำให้เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารเสียหายหรือสูญหายในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือ

ประการที่สอง หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดมีหน้าที่รับและประสานงานกับหัวหน้าหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหาร เพื่อดำเนินการรักษาเอกสารสำคัญและฐานข้อมูลเอกสารต่างๆ ในพื้นที่จังหวัดอย่างต่อเนื่องหรือรักษาเป็นการชั่วคราว และส่งมอบเอกสารตามอำนาจหน้าที่ของตนให้แก่หน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหารใหม่ๆ ภายหลังการปรับโครงสร้างองค์กรแล้ว

ประการที่สาม การส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารหลังจากการจัดองค์กรจะดำเนินการตามกฎหมายว่าด้วยอำนาจการจัดการเอกสาร

ประการที่สี่ บังคับใช้กฎหมายอย่างเคร่งครัดเกี่ยวกับการจัดการและการใช้ตราประทับและใบรับรองลายเซ็นดิจิทัลสำหรับบริการสาธารณะ ปกป้องความลับของรัฐและรับรองความปลอดภัยของข้อมูล เอกสาร และข้อมูลเมื่อดำเนินการงานสถิติ การบรรจุภัณฑ์ การส่งมอบ การเก็บรักษา และการใช้ข้อมูลในกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือใหม่

ระเบียบว่าด้วยรายการรหัสประจำตัวเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์ข้อความของหน่วยงานและองค์กรใหม่

สำหรับคณะกรรมการประชาชนประจำจังหวัดและเมืองส่วนกลาง กระทรวงมหาดไทยขอให้ประธานคณะกรรมการประชาชนประจำจังหวัดรับผิดชอบในฐานะหัวหน้าในการดำเนินงานบริหารจัดการเอกสารสำคัญของรัฐในท้องถิ่นตามขอบเขตหน้าที่และอำนาจ รับรองความปลอดภัยของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารภายใต้อำนาจบริหารจัดการตามกฎหมายตลอดกระบวนการปรับโครงสร้างองค์กร ออกคำสั่งประธานคณะกรรมการประชาชนประจำจังหวัดโดยด่วน เกี่ยวกับการเสริมสร้างการบริหารจัดการเอกสารและจดหมายเหตุของรัฐ

พร้อมกันนี้ จำเป็นต้องจัดทำแผนปรับปรุงคลังเอกสารประวัติศาสตร์ของรัฐในระดับจังหวัด ในโครงการจัดและปรับปรุงหน่วยงานบริหารทุกระดับ และสร้างแบบจำลององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นสองระดับ ส่งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องประเมินและดำเนินการ

เมื่อดำเนินการจัดองค์กรเสร็จสิ้นแล้ว จะต้องออกเอกสารกำหนดรายการรหัสประจำตัวเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์เอกสารของหน่วยงานและองค์กรที่อยู่ภายใต้การบริหารโดยเร็ว สั่งให้หัวหน้าหน่วยงานและองค์กรที่อยู่ภายใต้การบริหารใหม่รับเอกสารและฐานข้อมูลที่อยู่ภายใต้การบริหารของตน และให้หัวหน้าหน่วยงานบริหารระดับรากหญ้าใหม่รับเอกสาร ณ ห้องและโกดังสินค้าในพื้นที่การบริหารที่หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดดูแลเป็นการชั่วคราว

พร้อมกันนี้ จำเป็นต้องกำกับดูแลหน่วยงานที่บริหารจัดการและดำเนินการระบบ เพื่อนำแนวทางแก้ไขทางเทคนิคมาปฏิบัติ เพื่อให้มั่นใจถึงความต่อเนื่องและความต่อเนื่องของกิจกรรมการออกเอกสารและการชำระเงินของหน่วยงานและองค์กรที่อยู่ภายใต้การบริหารจัดการ

กระทรวงมหาดไทยเสนอเพิ่มความแข็งแกร่งการบริหารจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุในกระบวนการปรับโครงสร้างระบบการเมือง (ภาพ: VNA)

ออกแผนดำเนินการตามคำสั่งประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัด

สำหรับกรมกิจการภายในประเทศ คำสั่งอย่างเป็นทางการขอให้ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดให้คำแนะนำประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดเพื่อออกคำสั่งเกี่ยวกับการเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมืองท้องถิ่น ออกแผนเพื่อนำคำสั่งของประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดไปปฏิบัติ

พร้อมกันนี้ให้สำนักงานทะเบียนประวัติจังหวัด จัดส่งเจ้าหน้าที่จัดกลุ่มปฏิบัติงานให้หน่วยงาน องค์กร หน่วยงาน เพื่อรับและประสานงานการเก็บรักษาเอกสาร ณ สถานที่ และกำหนดขอบเขตฐานข้อมูลเอกสารในระบบ ให้สำนักงานทะเบียนประวัติจังหวัด ดำเนินการเชิงรุกในการรวบรวมแฟ้มเอกสารที่มีระยะเวลาเก็บรักษาถาวรที่ผ่านกระบวนการแก้ไขครบถ้วน ณ หน่วยงาน องค์กร ที่เป็นแหล่งที่มาของเอกสารที่ส่งให้สำนักงานทะเบียนประวัติจังหวัด

พร้อมกันนี้ เจ้าหน้าที่ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดจะจัดเตรียมทรัพยากรให้เพียงพอเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในห้องและคลังสินค้าที่ได้รับการยืนยันและปิดผนึกโดยหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดมีความปลอดภัย จนกว่าจะส่งมอบให้กับหน่วยงานหรือองค์กรจัดการที่รับผิดชอบหลังจากจัดระเบียบเครื่องมือใหม่แล้ว

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กรแล้ว จำเป็นต้องแจ้งประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดโดยเร็วเพื่อออกรายการรหัสประจำตัวเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์ข้อความของหน่วยงานและองค์กรที่จัดตั้งขึ้นภายหลังการจัดองค์กรภายในขอบเขตการจัดการ เสนอโครงการจัดการและดำเนินการธุรกิจสำหรับบล็อกเอกสารของหน่วยงานและองค์กรต่อคณะกรรมการประชาชนจังหวัดก่อนการจัดองค์กร ประสานงานกับหน่วยงานที่จัดการและดำเนินการระบบเพื่อพัฒนาแผนการส่งมอบและบูรณาการเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในระบบ

การยืนยันการส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานและองค์กรก่อนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน

สำหรับเอกสารประวัติศาสตร์ระดับจังหวัด กระทรวงมหาดไทยเสนอให้จัดเจ้าหน้าที่เข้าควบคุมดูแลการนับ การจัดเรียง การบรรจุ การปิดผนึก การยืนยันปริมาณและสถานะของเอกสารกระดาษและเอกสารบนสื่อข้อมูลอื่น (ถ้ามี) การรับและประสานงานการเก็บรักษาเอกสาร ณ สถานที่หรือการเก็บรักษาเอกสารส่วนกลางชั่วคราวของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ ประสานงานกับหน่วยงานบริหารและปฏิบัติการของระบบเพื่อกำหนดจำนวนเอกสารดิจิทัลและกำหนดขอบเขตฐานข้อมูลเอกสารในระบบของแต่ละหน่วยงาน องค์กร และหน่วยบริหาร

จัดทำรายการเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารทั้งหมดที่เก็บรักษาไว้ที่หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด ดำเนินการตรวจสอบความปลอดภัย ความสมบูรณ์ และการใช้งานของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดอย่างต่อเนื่อง จนกว่าจะส่งมอบให้แก่หน่วยงานและองค์กรที่เกี่ยวข้องหลังจากการปรับโครงสร้างองค์กร สรุปปริมาณและสถานะของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสาร และรายงานต่อกรมกิจการภายในเพื่อรายงานต่อกระทรวงกิจการภายใน

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กรแล้ว จำเป็นต้องดำเนินการดังต่อไปนี้โดยเร็ว: ศูนย์กลางประสานงานและยืนยันการส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานและองค์กรก่อนการจัดองค์กรไปยังหน่วยงานหรือองค์กรที่มีอำนาจจัดการหลังจากการจัดองค์กรแล้ว; ให้คำแนะนำกรมกิจการภายในเพื่อพัฒนาโครงการเพื่อจัดการและบริหารธุรกิจของบล็อกเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่ได้รับการนับของหน่วยงานและองค์กรก่อนการจัดองค์กร

พร้อมกันนี้ประสานงานกับหน่วยงานและองค์กรที่เกี่ยวข้องเพื่อจัดทำแผนงานและโครงการบริหารจัดการงานธุรกิจสำหรับชุดเอกสารและฐานข้อมูลที่ได้รวบรวมสถิติไว้ก่อนการจัดระบบเป็นองค์กร รวบรวมแฟ้มเอกสารที่มีระยะเวลาเก็บรักษาถาวรที่ผ่านการแก้ไขครบถ้วนแล้ว ณ หน่วยงานและองค์กรที่เป็นแหล่งที่มาของเอกสารที่ส่งให้หอจดหมายเหตุจังหวัด

ลงทะเบียนเพื่อเปิดบัญชีใหม่หรือเปิดบัญชีใหม่สำหรับองค์กร ผู้นำ และเสมียน

นอกจากนี้ ในรายงานอย่างเป็นทางการฉบับนี้ กระทรวงมหาดไทยกำหนดให้หัวหน้าหน่วยงาน องค์กร และประธานคณะกรรมการประชาชนระดับอำเภอและระดับตำบล มีหน้าที่รับผิดชอบในการรับรองความปลอดภัยของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่อยู่ภายใต้การดูแลของตนตามกฎหมายในระหว่างกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน จนกว่าเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารจะถูกส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ระดับจังหวัด และหน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่หลังจากการปรับโครงสร้างหน่วยงานแล้ว

พร้อมกันนี้ ให้หน่วยงานและบุคคลต่างๆ จัดทำและจัดทำบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่เสร็จสิ้นแล้ว และบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสิ้น มอบหมายให้หน่วยงานและบุคคลต่างๆ จัดทำและจัดทำรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นของหน่วยงานหรือองค์กร แนบบันทึกและเอกสาร จัดทำแยก และรวบรวมและส่งไปยังห้องเก็บเอกสารของหน่วยงาน

กำกับดูแลการจัดเก็บเอกสารของหน่วยงานสถิติ บรรจุเอกสารลงในคลังเอกสาร และแนะนำหน่วยงานและบุคลากรทางสถิติในการบรรจุไฟล์และเอกสารที่ยังไม่ได้ส่งเข้าคลังเอกสาร รับไฟล์และเอกสารจากหน่วยงานและบุคลากร แล้วรวบรวมไว้ในคลังเอกสารและห้องเก็บของส่วนกลาง ขณะเดียวกัน จัดเตรียมคลังสินค้า อุปกรณ์ และทรัพยากรบุคคลที่จำเป็นเพื่อปกป้องและเก็บรักษาเอกสารอย่างปลอดภัย จนกว่าจะส่งมอบให้กับหน่วยงานหรือองค์กรที่รับผิดชอบหลังจากจัดระบบเครื่องมือเรียบร้อยแล้ว

ประธานคณะกรรมการประชาชนอำเภอมอบหมายให้กรมกิจการภายในให้คำแนะนำในการจัดวางโกดังและอุปกรณ์ที่จำเป็นในการรวบรวมและรักษาเอกสารของหน่วยงานเฉพาะทางภายใต้คณะกรรมการประชาชนอำเภอไว้ส่วนกลาง จัดกำลังรักษาความปลอดภัยของเอกสารจนกว่าจะส่งมอบให้กับหน่วยงานหรือองค์กรที่มีอำนาจจัดการภายหลังการจัดวางองค์กรแล้ว

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กร หัวหน้าหน่วยงาน องค์กร หรือหน่วยงานบริหารใหม่ต้องดำเนินการลงทะเบียนการเปิดหรือเปิดบัญชีใหม่สำหรับองค์กร ผู้นำ และเลขานุการในระบบทันที เพื่อให้แน่ใจว่ามีการออกและรับเอกสาร ลงทะเบียนเพื่อออกตราประทับและใบรับรองลายเซ็นดิจิทัลสำหรับบริการสาธารณะเฉพาะทางตามระเบียบ...

สถิติ การปิดผนึก การเก็บรักษาเอกสาร

สำหรับเอกสารสำคัญของหน่วยงาน กระทรวงมหาดไทยกำหนดให้กรมเอกสารสำคัญของหน่วยงานหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลเอกสารของหน่วยงาน องค์กร หรือหน่วยงานนั้นๆ ให้คำแนะนำหน่วยงานและบุคคลในการรวบรวม รวบรวมเอกสาร และส่งมอบเอกสารเหล่านั้นไปยังห้องเก็บเอกสารหรือโกดังกลางล่วงหน้า จัดเตรียมโกดังและเงื่อนไขที่จำเป็นในการเก็บรักษาเอกสารที่ได้รับจากหน่วยงานและบุคคลอย่างปลอดภัย รวบรวม ปิดผนึก และรักษาเอกสารเหล่านั้นอย่างปลอดภัยในห้องเก็บเอกสารหรือโกดังของหน่วยงานหรือหน่วยงานนั้นๆ จนกว่าจะส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ประจำจังหวัดหรือหน่วยงานหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องหลังจากการปรับโครงสร้างหน่วยงานแล้ว

พร้อมกันนี้ประสานงานกับหน่วยงานบริหารและดำเนินงานระบบสถิติเพื่อยืนยันจำนวนเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานและองค์กรในระบบ; รับและแยกเก็บรักษาไฟล์และเอกสารงานที่ค้างตามรายการ; จัดส่งหรือแยกรวบรวมและจัดทำแพ็คเกจไฟล์ที่มีระยะเวลาเก็บรักษาถาวรที่แก้ไขเสร็จสิ้นแล้วก่อนหน้านี้

ยื่นเอกสารที่บรรจุและรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นในสภาพเดิม

สำหรับข้าราชการ พนักงานราชการ และลูกจ้าง กระทรวงมหาดไทยกำหนดให้มีการบันทึกสถิติและรวบรวมเอกสารและงานที่ทำเสร็จแล้วและงานที่ยังไม่เสร็จ สำหรับงานที่ยังทำไม่เสร็จ จำเป็นต้องจัดทำรายการและระบุชื่องาน ชื่อผู้รับผิดชอบ จำนวนเอกสารที่มีอยู่ และกำหนดเวลาดำเนินการ (ถ้ามี) อย่างชัดเจน

ส่งชุดเอกสารและไฟล์ต้นฉบับพร้อมรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นในระบบไปยังห้องเก็บเอกสารของหน่วยงานหรือหน่วยงาน หรือไปยังบุคคลที่รับผิดชอบในการรวบรวมเอกสารในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบอุปกรณ์ใหม่

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กร จำเป็นต้องประสานงานกับหอจดหมายเหตุของหน่วยงานและหน่วยงานที่จัดการและดำเนินการระบบเพื่อส่งมอบบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นให้กับหน่วยงานหรือบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดการต่อไป

การปิดบัญชีขององค์กรและบุคคลสำหรับหน่วยงานและองค์กรที่ยุติการดำเนินงาน

สำหรับหน่วยงานที่บริหารจัดการและดำเนินงานระบบ กระทรวงมหาดไทยกำหนดให้ระบุและกำหนดขอบเขตของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในระบบตามบัญชีของหน่วยงาน องค์กร และบุคคล โดยพิจารณาจากรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้น กำหนดขอบเขตของข้อมูลและจัดทำบัญชีขององค์กรและบุคคลที่มีงานที่ยังไม่เสร็จสิ้น จัดทำแผนการส่งมอบเมื่อได้รับคำสั่ง

พร้อมกันนี้ ให้รวบรวมสถิติและรายงานต่อคณะกรรมการประชาชนจังหวัดและกรมกิจการภายในเกี่ยวกับระบบรหัสระบุเอกสาร รหัสแฟ้ม และสัญลักษณ์เอกสารที่ใช้ในระบบปัจจุบัน เพื่อใช้เป็นพื้นฐานในการกำหนดรหัสระบุเอกสาร รหัสแฟ้ม และสัญลักษณ์เอกสารของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ หลังจากที่การจัดองค์กรเป็นหนึ่งเดียวกัน สอดคล้อง และหลีกเลี่ยงการซ้ำซ้อนแล้ว

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กร จำเป็นต้องปิดบัญชีขององค์กรและบุคคลสำหรับหน่วยงานและองค์กรที่ยุติการดำเนินการทันทีหลังจากตัดสินใจจัดองค์กร พร้อมกันนั้นเปิดบัญชีสำหรับหน่วยงาน องค์กรและบุคคลใหม่ โดยให้แน่ใจว่ามีการเชื่อมต่อกับเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่เกี่ยวข้องก่อนหน้านี้

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง กระทรวงมหาดไทยเสนอให้มีแผนการใช้งานเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในระบบเพื่อตอบสนองต่อความต้องการเร่งด่วนของหน่วยงาน องค์กร และบุคคลในระหว่างกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน

ที่มา: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html