เพิ่มความเข้มงวดในการบริหารจัดการเอกสารและเอกสารสำคัญในระหว่างกระบวนการปรับโครงสร้างองค์กร

Kinhtedothi-ห้ามมิให้มีการยึด โอน หรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด ห้ามมิให้ทำให้เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารเสียหายหรือสูญหายในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือ...

นั่นเป็นเนื้อหาที่น่าสนใจในรายงานทางการฉบับที่ 414/BNV-VTLTNN ลงวันที่ 19 มีนาคมของ กระทรวงมหาดไทย ที่ส่งถึงคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดและเมืองที่บริหารจัดการโดยส่วนกลางเกี่ยวกับการเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมืองตามข้อสรุปฉบับที่ 127-KL/TW ของโปลิตบูโร

ห้ามมิให้ครอบครอง โอน หรือทำลายเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด

เอกสารดังกล่าวระบุอย่างชัดเจนว่า เพื่อให้แน่ใจว่างานเอกสารและเอกสารสำคัญจะราบรื่นและต่อเนื่อง และเพื่อให้แน่ใจว่ามีการจัดการเอกสารอย่างปลอดภัยก่อน ระหว่าง และหลังจากเสร็จสิ้นการปรับโครงสร้างระบบ การเมือง ตามข้อสรุปหมายเลข 127-KL/TW ลงวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2025 ของโปลิตบูโร สำนักงานเลขาธิการและกระทรวงมหาดไทยได้ร้องขอให้ประธานคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดหรือเมืองที่ดำเนินการโดยส่วนกลางสั่งการอย่างเร่งด่วนในการดำเนินการตามภารกิจเร่งด่วนจำนวนหนึ่งเพื่อเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญในกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงานรัฐบาลท้องถิ่น

ประการแรก ให้บังคับใช้กฎหมายว่าด้วยเอกสารและเอกสารสำคัญอย่างถูกต้องและครบถ้วน โดยต้องเป็นไปตามข้อกำหนด ดังนี้ เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารทั้งหมดที่จัดทำขึ้นระหว่างการดำเนินกิจกรรมของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ ต้องได้รับการจัดการจากส่วนกลางอย่างเท่าเทียมกันและปลอดภัยตามคลังเอกสารแต่ละแห่ง เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานหรือองค์กรใดๆ จะต้องมีการจัดทำสถิติและรวบรวมตามคลังเอกสารของหน่วยงานหรือองค์กรนั้นๆ

ปิดเอกสารสำคัญของหน่วยงานและองค์กรนับแต่วันสิ้นสุดการดำเนินการ หน่วยงานและองค์กรไม่จัดทำเอกสารทางการบริหารภายใต้ขอบเขตอำนาจหน้าที่ตั้งแต่วันที่มีคำสั่งของหน่วยงานที่มีอำนาจหน้าที่เกี่ยวกับการควบรวมหรือยุติการดำเนินการมีผลบังคับใช้

ก่อนและระหว่างการจัดองค์กร เอกสารและฐานข้อมูลจะต้องได้รับการเก็บรักษาต่อไปที่ห้องเก็บเอกสารของหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ระดับจังหวัดและห้องเก็บเอกสารของหน่วยงาน (หรือสถานที่จัดเก็บในปัจจุบัน) ของหน่วยบริหาร (ADU) ก่อนการจัดองค์กร

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ห้ามมิให้มีการยึด โอน หรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด และห้ามมิให้ทำให้เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารได้รับความเสียหายหรือสูญหายในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือ

ประการที่สอง หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดมีหน้าที่รับและประสานงานกับหัวหน้าหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหาร เพื่อดำเนินการรักษาเอกสารสำคัญและฐานข้อมูลเอกสารต่างๆ ในจังหวัดอย่างต่อเนื่อง ทั้งในพื้นที่และชั่วคราว และส่งมอบเอกสารตามอำนาจการจัดการของตนให้แก่หน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหารใหม่ๆ หลังจากปรับโครงสร้างองค์กรใหม่แล้ว

สาม การส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารหลังจากการจัดองค์กรจะดำเนินการตามกฎหมายว่าด้วยอำนาจการจัดการเอกสาร

ประการที่สี่ บังคับใช้กฎหมายอย่างเคร่งครัดเกี่ยวกับการจัดการและการใช้งานตราประทับและใบรับรองลายเซ็นดิจิทัลสำหรับบริการสาธารณะเฉพาะทาง ปกป้องความลับของรัฐและรับประกันความปลอดภัยของข้อมูล เอกสาร และข้อมูลเมื่อดำเนินการงานทางสถิติ การบรรจุ ส่งมอบ การเก็บรักษา และการใช้งานในกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือ

กฎเกณฑ์ว่าด้วยรายการรหัสประจำตัวเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์ข้อความของหน่วยงานและองค์กรใหม่

สำหรับคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดและเมืองที่บริหารงานโดยส่วนกลาง กระทรวงมหาดไทยขอให้ประธานคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดรับผิดชอบในฐานะหัวหน้าในการดำเนินการจัดการเอกสารของรัฐในท้องถิ่นภายในขอบเขตหน้าที่และอำนาจ รับรองความปลอดภัยของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารภายใต้อำนาจการจัดการตามกฎหมายตลอดกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือ ออกคำสั่งประธานคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดเกี่ยวกับการเสริมสร้างการจัดการของรัฐในงานเอกสารและเอกสารสำคัญโดยด่วน

พร้อมกันนี้ ยังจำเป็นต้องจัดทำแผนปรับปรุงคลังประวัติศาสตร์ของรัฐในระดับจังหวัด ในโครงการจัดและปรับปรุงหน่วยงานบริหารทุกระดับ และจัดทำแบบจำลององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นสองระดับ ส่งให้หน่วยงานที่รับผิดชอบประเมินและดำเนินการ

ทันทีที่ดำเนินการจัดองค์กรเสร็จสิ้นแล้ว ต้องออกเอกสารกำหนดรายการรหัสประจำตัวเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์เอกสารของหน่วยงานและองค์กรที่จัดตั้งใหม่โดยเร็ว ให้หัวหน้าหน่วยงานและองค์กรที่จัดตั้งใหม่รับเอกสารและฐานข้อมูลที่อยู่ภายใต้เขตอำนาจบริหารของตน ให้หัวหน้าหน่วยงานบริหารระดับรากหญ้าที่จัดตั้งใหม่รับเอกสาร ณ ห้องและโกดังสินค้าในพื้นที่บริหารจัดการที่หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดดูแลชั่วคราว

พร้อมกันนี้ ยังจำเป็นต้องกำกับดูแลหน่วยงานที่ดูแลและปฏิบัติการระบบ เพื่อนำโซลูชั่นทางเทคนิคไปปฏิบัติ เพื่อให้มั่นใจถึงความต่อเนื่องและความต่อเนื่องของกิจกรรมการออกเอกสารและการชำระเงินงานของหน่วยงานและองค์กรภายใต้การจัดการ

กระทรวงมหาดไทยเสนอให้เสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมือง (ภาพ: VNA)

ออกแผนดำเนินการตามคำสั่งประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัด

สำหรับกรมกิจการภายในประเทศ คำสั่งอย่างเป็นทางการขอให้ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดออกคำสั่งเกี่ยวกับการเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมืองในท้องถิ่น และออกแผนเพื่อนำคำสั่งของประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดไปปฏิบัติ

ขณะเดียวกันให้มอบหมายให้สำนักงานหอสมุดประวัติศาสตร์จังหวัดจัดส่งเจ้าหน้าที่จัดกลุ่มปฏิบัติงานให้หน่วยงาน องค์กร หน่วยงาน เพื่อรับและประสานงานการรักษาเอกสาร ณ สถานที่ และกำหนดขอบเขตฐานข้อมูลเอกสารในระบบ และให้สำนักงานหอสมุดประวัติศาสตร์จังหวัดดำเนินการเชิงรุกในการรวบรวมแฟ้มเอกสารที่มีระยะเวลารักษาถาวรที่ผ่านกระบวนการแก้ไขสมบูรณ์แล้ว ณ หน่วยงาน องค์กร ที่เป็นแหล่งที่มาของเอกสารที่ส่งให้สำนักงานหอสมุดประวัติศาสตร์จังหวัด

พร้อมกันนี้ แนะนำให้ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดจัดเตรียมทรัพยากรให้เพียงพอเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในห้องและโกดังที่ได้รับการยืนยันและปิดผนึกโดยหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดจะปลอดภัย จนกว่าจะส่งมอบให้กับหน่วยงานหรือองค์กรจัดการที่รับผิดชอบภายหลังที่จัดระเบียบเครื่องมือใหม่

ทันทีที่เสร็จสิ้นการจัดองค์กรแล้ว ต้องรีบแจ้งประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดให้จัดทำรายการรหัสประจำตัวเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์ข้อความของหน่วยงานและองค์กรที่จัดตั้งขึ้นภายหลังการจัดองค์กรภายในขอบเขตการจัดการ เสนอโครงการจัดการและจัดการการดำเนินงานทางธุรกิจสำหรับบล็อกเอกสารของหน่วยงานและองค์กรต่อคณะกรรมการประชาชนจังหวัดก่อนการจัดองค์กร ประสานงานกับหน่วยงานที่จัดการและดำเนินการระบบเพื่อพัฒนาแผนส่งมอบและบูรณาการเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในระบบ

ยืนยันการส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานและองค์กรก่อนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน

สำหรับเอกสารประวัติศาสตร์ระดับจังหวัด กระทรวงมหาดไทยเสนอให้จัดเจ้าหน้าที่ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการนับ จัดเรียง บรรจุ ปิดผนึก ยืนยันปริมาณและสถานะของเอกสารกระดาษและเอกสารบนสื่อนำข้อมูลอื่น (ถ้ามี) การรับและประสานงานการรักษาไว้ ณ สถานที่หรือการรักษาไว้ชั่วคราวแบบรวมศูนย์ของเอกสารของหน่วยงานและองค์กร ประสานงานกับหน่วยบริหารและปฏิบัติการของระบบเพื่อกำหนดจำนวนเอกสารดิจิทัลและกำหนดขอบเขตฐานข้อมูลเอกสารบนระบบของแต่ละหน่วยงาน องค์กร และหน่วยบริหาร

จัดทำรายการเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารทั้งหมดที่เก็บรักษาไว้ที่หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดในปัจจุบัน ดำเนินการต่อไปเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดมีความปลอดภัย สมบูรณ์ และใช้งานได้จนกว่าจะส่งมอบให้กับหน่วยงานและองค์กรที่เกี่ยวข้องหลังจากปรับโครงสร้างหน่วยงานแล้ว สรุปปริมาณและสถานะของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสาร แล้วรายงานให้กรมกิจการภายในทราบเพื่อรายงานต่อกระทรวงกิจการภายใน

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กรแล้ว ต้องดำเนินการดังต่อไปนี้โดยทันที: จัดระเบียบและยืนยันการส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานและองค์กรก่อนการจัดองค์กร ไปยังหน่วยงานหรือองค์กรจัดการที่มีอำนาจหน้าที่ภายหลังการจัดองค์กร; ให้คำแนะนำกรมกิจการภายในเพื่อพัฒนาโครงการเพื่อจัดการและบริหารธุรกิจของบล็อกเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่ได้รับการบันทึกทางสถิติของหน่วยงานหรือองค์กรก่อนการจัดองค์กร

พร้อมกันนี้ให้ประสานงานกับหน่วยงานและองค์กรที่เกี่ยวข้องเพื่อจัดระบบดำเนินงานโครงการและแผนงานในการบริหารและจัดการงานด้านเอกสารและฐานข้อมูลที่ได้รวบรวมสถิติไว้ก่อนจัดระบบ รวบรวมแฟ้มที่มีระยะเวลาเก็บรักษาถาวรที่ผ่านกระบวนการแก้ไขครบถ้วนแล้ว ณ หน่วยงานและองค์กรที่เป็นแหล่งที่มาของเอกสารที่ส่งให้หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด

ลงทะเบียนเพื่อเปิดบัญชีใหม่หรือเปิดบัญชีใหม่สำหรับองค์กร ผู้นำ และเสมียน

นอกจากนี้ ในรายงานอย่างเป็นทางการฉบับนี้ กระทรวงมหาดไทยกำหนดให้หัวหน้าหน่วยงาน องค์กร และประธานคณะกรรมการประชาชนระดับอำเภอและตำบล มีหน้าที่รับผิดชอบในการรับรองความปลอดภัยของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่อยู่ภายใต้ขอบเขตอำนาจบริหารจัดการของตนตามกฎหมายตลอดกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน จนกระทั่งเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารนั้นถูกส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ระดับจังหวัด และหน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่ภายหลังการปรับโครงสร้างหน่วยงานแล้ว

พร้อมกันนี้ ให้หน่วยงานและบุคคลจัดทำและจัดทำบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่เสร็จสิ้นแล้วและบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสิ้น มอบหมายให้หน่วยงานและบุคคลจัดทำและจัดทำรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นของหน่วยงานหรือองค์กร จัดทำบันทึกและเอกสารแนบ จัดทำแยกรายการ และรวบรวมและส่งไปยังหอจดหมายเหตุของหน่วยงาน

กำกับดูแลเอกสารของหน่วยงานสถิติ บรรจุเอกสารในคลังเอกสาร และแนะนำหน่วยงานและบุคลากรในการรวบรวมและบรรจุเอกสารและบันทึกที่ยังไม่ได้ส่งไปยังคลังเอกสาร รับเอกสารและบันทึกจากหน่วยงานและบุคลากรและรวบรวมไว้ในคลังเอกสารและโกดังเพื่อจัดเก็บส่วนกลาง ในเวลาเดียวกัน จัดเตรียมโกดัง อุปกรณ์ และทรัพยากรบุคคลที่จำเป็นเพื่อปกป้องและรักษาเอกสารอย่างปลอดภัยจนกว่าจะส่งมอบให้กับหน่วยงานหรือองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่หลังจากจัดระเบียบเครื่องมือใหม่

ประธานคณะกรรมการประชาชนอำเภอมอบหมายให้กรมกิจการภายในให้คำแนะนำในการจัดสร้างโกดังและอุปกรณ์ที่จำเป็นในการรวบรวมและรักษาเอกสารของหน่วยงานเฉพาะทางภายใต้คณะกรรมการประชาชนอำเภออย่างปลอดภัย จัดกำลังรักษาความปลอดภัยของเอกสารจนกว่าจะส่งมอบให้หน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่จัดการหลังจากจัดระเบียบเครื่องมือใหม่

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กร หัวหน้าหน่วยงาน องค์กร หรือหน่วยงานบริหารใหม่ จะต้องสั่งให้มีการลงทะเบียนเปิดหรือเปิดบัญชีใหม่สำหรับองค์กร ผู้นำ และสำนักงานเอกสารในระบบทันที เพื่อให้แน่ใจว่ามีการออกและรับเอกสาร ลงทะเบียนเพื่อออกตราประทับและใบรับรองลายเซ็นดิจิทัลสำหรับบริการสาธารณะเฉพาะทางตามระเบียบ...

สถิติ การปิดผนึก การเก็บรักษาเอกสาร

สำหรับเอกสารของหน่วยงาน กระทรวงมหาดไทยกำหนดให้กรมเอกสารของหน่วยงานหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลการจัดเก็บเอกสารของหน่วยงาน องค์กร หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ให้คำแนะนำหน่วยงานและบุคคลในการรวบรวม จัดเตรียมเอกสาร และส่งมอบให้กับห้องหรือโกดังเพื่อการรักษาส่วนกลางล่วงหน้า จัดเตรียมโกดังและเงื่อนไขที่จำเป็นในการเก็บรักษาเอกสารที่ได้รับจากหน่วยงานและบุคคลอย่างปลอดภัย รวบรวม ปิดผนึก และรักษาเอกสารอย่างปลอดภัยในห้องหรือโกดังของหน่วยงานหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง จนกว่าจะส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ประจำจังหวัดหรือหน่วยงานหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องภายหลังจากการปรับโครงสร้างเครื่องมือแล้ว

พร้อมกันนี้ให้ประสานงานกับฝ่ายบริหารและปฏิบัติการระบบสถิติ เพื่อยืนยันจำนวนเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานองค์กรในระบบ; รับและเก็บรักษาไฟล์และเอกสารงานที่ยังไม่เสร็จตามรายการแยกกัน; ยื่นหรือแยกนับและจัดทำแพ็คเกจไฟล์ที่มีระยะเวลาเก็บรักษาถาวรที่แก้ไขเสร็จสิ้นแล้วก่อนหน้านี้

ยื่นเอกสารบรรจุและรายการงานที่ยังไม่เสร็จในสภาพเดิม

สำหรับข้าราชการ พนักงานราชการ และลูกจ้าง กระทรวงมหาดไทยกำหนดให้มีการเก็บสถิติและรวบรวมเอกสารและงานที่ทำเสร็จแล้วและยังไม่เสร็จ ส่วนงานที่ยังทำไม่เสร็จ จำเป็นต้องจัดทำรายการและระบุชื่องาน ชื่อผู้รับผิดชอบ จำนวนเอกสารที่มี และวันหมดเขตรับงาน (ถ้ามี) ให้ชัดเจน

ส่งสถานะต้นฉบับของไฟล์ที่บรรจุ เอกสาร และรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นในระบบไปยังหน่วยเก็บถาวรของหน่วยงานหรือหน่วยงาน หรือบุคคลที่รับผิดชอบในการรวบรวมเอกสารในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบอุปกรณ์

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดเตรียมองค์กรแล้ว จำเป็นต้องประสานงานกับหน่วยเก็บเอกสารของหน่วยงานและหน่วยงานที่จัดการและดำเนินการระบบเพื่อส่งมอบบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นให้กับหน่วยงานหรือบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดการต่อไป

การปิดบัญชีขององค์กรและบุคคลสำหรับหน่วยงานและองค์กรที่ยุติการดำเนินงาน

สำหรับหน่วยงานที่จัดการและดำเนินการระบบ กระทรวงมหาดไทยกำหนดให้ระบุและกำหนดขอบเขตของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในระบบตามบัญชีของหน่วยงาน องค์กร และบุคคล โดยพิจารณาจากรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้น ให้ระบุขอบเขตของข้อมูลและจัดทำรายการบัญชีขององค์กรและบุคคลที่มีงานที่ยังไม่เสร็จสิ้น จัดทำแผนส่งมอบเมื่อได้รับคำสั่ง

พร้อมกันนี้ ให้รวบรวมสถิติและรายงานต่อคณะกรรมการประชาชนจังหวัดและกรมกิจการภายในเกี่ยวกับระบบรหัสระบุเอกสาร รหัสแฟ้ม และสัญลักษณ์เอกสารที่ใช้ในระบบในปัจจุบัน เพื่อใช้เป็นพื้นฐานในการกำหนดรหัสระบุเอกสาร รหัสแฟ้ม และสัญลักษณ์เอกสารของหน่วยงานและองค์กรต่าง ๆ ภายหลังที่โครงสร้างองค์กรได้รับการปรับโครงสร้างใหม่ในลักษณะที่เป็นหนึ่งเดียวและสอดประสานกัน โดยหลีกเลี่ยงการซ้ำซ้อน

ทันทีที่เสร็จสิ้นการจัดองค์กรแล้ว จำเป็นต้องปิดบัญชีขององค์กรและบุคคลสำหรับหน่วยงานและองค์กรที่ยุติการดำเนินการทันทีหลังจากตัดสินใจจัดองค์กร พร้อมกันนั้น เปิดบัญชีสำหรับหน่วยงาน องค์กรและบุคคลใหม่ โดยให้แน่ใจว่ามีการเชื่อมต่อกับเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่เกี่ยวข้องก่อนหน้านี้

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง กระทรวงมหาดไทยเสนอให้มีแผนการใช้งานเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในระบบเพื่อให้บริการความต้องการเร่งด่วนของหน่วยงาน องค์กร และบุคคลในระหว่างขั้นตอนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน

ที่มา: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html