Copies papier du certificat de mariage et du certificat de naissance - Photo : KHANH LINH
Le vice-ministre de la Justice, Nguyen Thanh Tinh, a signé la décision n° 3458 relative à la publication des données d'état civil et aux directives concernant la connexion, l'exploitation et l'utilisation des données d'état civil pour remplacer les documents papier dans le cadre des procédures administratives.
Une série de documents d'état civil seront remplacés par des copies papier au moyen de données électroniques.
En conséquence, les données de la base de données électronique de l'état civil qui peuvent être exploitées et utilisées en remplacement des documents papier dans les procédures administratives comprennent : les actes de naissance/copies d'actes de naissance, extraits de naissance ; les actes de mariage/copies d'extraits de mariage, certificats d'état civil ; les extraits de décès/actes de décès/copies d'extraits de décès.
Parmi les autres documents d'état civil figurent : des extraits d'enregistrement des modifications, corrections et ajouts aux registres d'état civil, la redétermination de l'origine ethnique ; des extraits d'enregistrement de paternité, de maternité et de filiation ; des certificats d'enregistrement d'adoption ; des extraits d'enregistrement de tutelle, des extraits d'enregistrement de cessation de tutelle, des extraits d'enregistrement de surveillance de tutelle, des extraits d'enregistrement de naissance dans le livre d'état civil, des extraits d'enregistrement de mariage, des extraits d'enregistrement de divorce et des extraits d'autres registres d'état civil.
L’objectif est de remplacer ou de réduire le nombre de documents requis dans les procédures administratives en exploitant les données correspondantes disponibles dans la base de données électronique de l’état civil.
L’exigence est de se conformer aux réglementations en matière de sécurité de l’information, de droits de propriété intellectuelle relatifs aux données et de protection de la vie privée.
Par exemple, lorsque les citoyens effectuent des démarches telles que l'inscription à l'école, les examens médicaux, l'assurance, le logement, le mariage, etc., l'organisme destinataire consultera les informations du registre d'état civil au lieu de demander des copies papier.
Se conformer simultanément aux réglementations et directives techniques relatives à l'échange de données ainsi qu'aux principes et réglementations concernant la gestion, la connexion et le partage des données numériques entre les organismes au sein du système politique ...
La décision 3458 précise que les champs d'information à partager comprennent le nom complet, la date de naissance, le sexe, le lieu d'origine, le numéro d'identification personnel, etc., de la personne s'inscrivant pour un certificat de naissance, de décès, de mariage ou d'état civil.
Les données ci-dessus sont partagées pour exploitation et utilisation en fonction du niveau d'exhaustivité de la base de données, conformément à la réglementation gouvernementale relative à la réduction et à la simplification des procédures administratives fondées sur les données.
Des préparatifs sont en cours pour connecter les données d'état civil électroniques à l'échelle nationale.
Pour ce faire, le ministère de la Justice exige des ministres, des chefs d'agences de niveau ministériel et des comités populaires des provinces et des villes administrées par le gouvernement central qu'ils revoient et restructurent le processus de traitement des procédures administratives dans le cadre de la gestion étatique de leurs secteurs et domaines respectifs.
Les procédures administratives relevant de la compétence du Comité populaire provincial et du Comité populaire communal sont basées sur des données extraites de la base de données électronique de l'état civil, qui remplace les documents papier dans le dossier de résolution des procédures administratives relevant de leur compétence, comme stipulé à l'article 7 de la résolution 66.7/2025/NQ-CP.
Sur la base des documents de connectivité du ministère de la Justice, le système d'information chargé de la gestion des procédures administratives aux niveaux ministériel et provincial sera ajusté afin d'assurer une connectivité appropriée pour l'accès aux données d'état civil, comme l'exige la direction de l'État et conformément à la réglementation légale.
Actuellement, le ministère de la Justice a publié un document sur la connexion, l'exploitation et le partage des informations entre la base de données de l'état civil électronique et le système d'information sur la résolution des procédures administratives aux niveaux ministériel et provincial, ainsi qu'une annexe soulignant certains points à prendre en compte lors de la mise en œuvre.
En pratique, il peut arriver que la base de données électronique de l'état civil soit incomplète, même si les citoyens possèdent encore les documents originaux de l'état civil, ou que les informations qu'elle contient soient incohérentes avec les documents fournis par les citoyens.
À ce stade, l'organisme récepteur demandera aux citoyens de contacter le Comité populaire de la commune où leur état civil a été enregistré précédemment ou le Comité populaire de la commune où ils résident afin de mettre à jour ou de corriger leurs informations.
Source : https://tuoitre.vn/khai-sinh-ket-hon-khai-tu-sap-khong-can-nop-ban-giay-khi-lam-thu-tuc-2025121411142319.htm
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