Modifications et ajouts à certaines réglementations relatives à l'authentification.

(Chinhphu.vn) - Plusieurs nouvelles réglementations sur l'authentification ont été publiées dans le décret gouvernemental n° 280/2025/ND-CP du 27 octobre 2025.

Le décret n° 280/2025/ND-CP modifie et complète un certain nombre de réglementations relatives à l'authentification.

Le Gouvernement a publié le décret n° 280/2025/ND-CP du 27 octobre 2025, modifiant et complétant un certain nombre d'articles du décret n° 23/2015/ND-CP. Concernant la délivrance de copies à partir de documents originaux, la certification de copies à partir de documents originaux et l'authentification. Signatures et authentification des contrats et des transactions, telles que modifiées. Complété par le décret n° 07/2025/ND-CP.

Conformément à la nouvelle réglementation du décret n° 280/2025/ND-CP, la certification d'une copie à partir de l'original signifie qu'un organisme, une organisation ou une personne ayant l'autorité stipulée dans ce décret, sur la base du document original, certifie que la copie est conforme à l'original.

L’authentification de signature est le processus par lequel un organisme, une organisation ou une personne autorisée, comme stipulé dans le présent décret, certifie que la signature apposée sur un document est bien celle de la personne qui en demande l’authentification.

L'authentification d'une transaction est l'acte par lequel une personne autorisée, telle que stipulée dans le présent décret, certifie la date et le lieu de conclusion d'une transaction civile, la capacité juridique, la volonté libre, la signature ou l'empreinte digitale des parties participant à la transaction civile.

Élargir le champ d'application des entités autorisées à effectuer l'authentification.

En particulier, le décret n° 280/2025/ND-CP a modifié et complété le paragraphe 9 de l'article 2 du décret n° 23/2015/ND-CP, élargissant le champ d'application des entités autorisées à effectuer l'authentification.

Plus précisément, les personnes autorisées à procéder à l'authentification sont le président du comité populaire de la commune, du quartier ou de la région administrative spéciale (comité populaire au niveau communal) ; les personnes autorisées ou chargées d'exercer des fonctions d'authentification conformément aux prescriptions ; les notaires des études notariales ou des cabinets de notaires (organismes de pratique notariale) ; les agents diplomatiques et consulaires des missions diplomatiques, des missions consulaires et autres organismes autorisés à exercer des fonctions consulaires du Vietnam à l'étranger (organismes de représentation).

Ainsi, par rapport à l'ancien règlement, le décret n° 280/2025/ND-CP élargit le champ d'application des personnes autorisées à effectuer l'authentification pour inclure les personnes autorisées ou chargées d'effectuer des tâches d'authentification comme prescrit.

Modifier la réglementation relative à l'autorité et à la responsabilité en matière d'authentification.

Le décret n° 280/2025/ND-CP modifie et complète également la réglementation relative à l'autorité et à la responsabilité en matière d'authentification, en définissant clairement les responsabilités de chaque catégorie de personnes procédant à l'authentification. Plus précisément :

1. Le président du comité populaire au niveau communal a l'autorité et la responsabilité de :

a) Authentifier les copies à partir de documents et papiers originaux délivrés ou certifiés par des agences et organisations compétentes du Vietnam ; des agences et organisations compétentes de pays étrangers ; ou des agences et organisations compétentes du Vietnam en collaboration avec des agences et organisations compétentes de pays étrangers ;

b) Authentification des signatures sur les documents et les papiers ;

c) Authentifier la signature du traducteur sur les documents et textes traduits d'une langue étrangère vers le vietnamien, et du vietnamien vers une langue étrangère ;

d) Authentification des transactions portant sur des biens meubles ;

d) Authentifier les transactions relatives aux droits d’utilisation des terres conformément au droit foncier ;

e) Authentifier les transactions immobilières conformément à la loi sur le logement ;

g) Authentifier un testament ;

h) Authentifier un document rejetant un héritage ;

i) Authentifier les documents divisant les biens hérités comme stipulé aux points d, e et f ci-dessus.

2. Le président du comité populaire au niveau communal dirige et organise la mise en œuvre des activités d'authentification dans la zone.

La délégation et l'attribution des tâches liées à l'authentification, telles que stipulées à l'article 1, ainsi que la signature et l'utilisation des sceaux lors de l'authentification, doivent être effectuées conformément aux lois sur l'organisation du gouvernement local, aux lois sur l'organisation des agences spécialisées relevant du Comité populaire au niveau communal et aux autres lois pertinentes.

3. L'agence représentative a le pouvoir et la responsabilité de certifier les points stipulés aux points a, b et c de l'article 1. Les fonctionnaires diplomatiques et consulaires signent la certification et y apposent le sceau de l'agence représentative.

4. Les notaires ont le pouvoir et la responsabilité de certifier les points stipulés aux points a, b et c de l'article 1, de signer la certification et d'apposer le sceau de l'ordre des notaires.

5. L’authentification ne dépend pas du lieu de résidence de la personne qui la demande dans les cas suivants :

a) Authentification des copies à partir des documents originaux, authentification des signatures ;

b) Authentification des transactions portant sur des biens meubles ;

c) Authentification des testaments, authentification des documents de rejet d’héritage ;

d) Authentification des documents de procuration relatifs à l’exercice des droits d’usage des terres et des logements ;

d) Authentifier la modification, le complément ou l’annulation des transactions comme stipulé aux points b, c et d de la présente section.

6. L'authentification des transactions relatives aux droits d'utilisation des terres est effectuée auprès du Comité populaire de la commune où se situe le terrain, et l'authentification des transactions immobilières est effectuée auprès du Comité populaire de la commune où se situe la maison, sauf dans les cas spécifiés au point 5.

Les demandeurs d'authentification ne sont pas autorisés à demander les originaux ou les photocopies de documents déjà intégrés à VNeID.

Dans le même temps, le décret n° 280/2025/ND-CP complète également la réglementation relative aux obligations et aux droits des personnes procédant à l’authentification.

Le décret n° 280/2025/ND-CP stipule en outre que la personne effectuant l'authentification ne doit pas exiger de la personne demandant l'authentification qu'elle soumette ou présente l'original ou des copies de documents déjà intégrés dans VNeID lorsque la personne demandant l'authentification a déjà présenté les informations correspondantes de VNeID.

Dans les cas où la personne demandant l'authentification et la personne effectuant l'authentification peuvent accéder à des informations et des documents provenant de la Base de données nationale de la population ou d'autres bases de données conformément à la loi, la personne effectuant l'authentification est responsable de l'accès aux informations et aux documents provenant de ces bases de données et n'exige pas de la personne demandant l'authentification qu'elle présente l'original, une copie du registre original ou une copie certifiée conforme des informations et documents consultés.

Modifier la réglementation relative aux responsabilités des comités populaires à tous les niveaux dans la gestion étatique de l'authentification.

En outre, le décret n° 280/2025/ND-CP modifie et complète également l'article 43 du décret n° 23/2015/ND-CP, qui stipule les responsabilités des comités populaires à tous les niveaux dans la gestion étatique de l'authentification, afin de répondre aux exigences lors de la mise en œuvre de la structure organisationnelle et des activités du modèle de gouvernement local à deux niveaux.

Conformément au décret n° 280/2025/ND-CP, les responsabilités des comités populaires à tous les niveaux en matière de gestion étatique de l'authentification sont stipulées comme suit :

1. Le Comité populaire au niveau provincial exerce une gestion étatique de l'authentification au niveau local, avec les devoirs et pouvoirs suivants :

a) Organiser et mettre en œuvre des réglementations juridiques en matière d'authentification au niveau local ;

b) Fournir des conseils et une formation professionnelle en matière de notariat aux fonctionnaires et agents de la fonction publique travaillant dans le domaine du notariat au niveau des comités populaires communaux et aux notaires des organisations de notariat ;

c) Organiser la diffusion et la popularisation des réglementations juridiques en matière d'authentification ; prendre des mesures pour rectifier la situation d'abus de l'exigence de copies certifiées conformes de documents lors de l'exécution de procédures administratives dans la région ;

d) Appliquer les technologies de l’information à la mise en œuvre de l’authentification et à la gestion de l’état de l’authentification au niveau local, répondant aux exigences de fourniture et d’échange d’informations ;

d) Inspecter et superviser les activités d'authentification des comités populaires au niveau communal et des bureaux de notaires de la région ;

e) Compiler et publier la liste des signataires des comités populaires au niveau communal dans la localité sur le portail électronique ou le site web du ministère de la Justice et mettre à jour cette liste en cas de changements ;

g) Résoudre les plaintes, les dénonciations, les pétitions et les commentaires des particuliers et des organisations, et traiter les violations administratives liées à la certification dans sa juridiction;

h) Envisager de transférer tout ou partie du travail de certification des copies de documents originaux et de certification des signatures à des études notariales dans des communes où au moins une étude notariale fonctionne de manière stable et efficace au moment de la décision de transfert, et où l'étude notariale est située de manière raisonnable et pratique pour les personnes et les organisations ayant besoin de services de certification dans la localité ;

i) Compiler des informations et des statistiques sur l'authentification au niveau local et en faire rapport au ministère de la Justice selon les besoins. Le ministère de la Justice aide le Comité populaire provincial à accomplir les tâches stipulées aux points a, b, c, d, e, g, h et i, et inspecte les activités d'authentification des Comités populaires communaux et des offices notariés de la province.

2. Le Comité populaire au niveau communal exerce une gestion étatique de l'authentification au sein de la zone géographique de la commune et possède les devoirs et pouvoirs suivants :

a) Gérer la mise en œuvre des tâches d’authentification telles que prescrites dans le présent décret ;

b) Diffuser des informations, sensibiliser le public et l’encourager à se conformer aux réglementations légales en matière d’authentification ;

c) Délivrance de copies certifiées conformes de la transaction originale authentifiée ;

d) Résoudre les plaintes, les dénonciations, les pétitions et les commentaires des particuliers et des organisations, et traiter les violations administratives liées à l’authentification dans sa juridiction;

d) Compiler des informations et des statistiques sur le processus de certification et en faire rapport au ministère de la Justice, conformément aux exigences.

Le Bureau du Conseil populaire et le Comité populaire, en coordination avec le Centre de services administratifs publics, aident le Comité populaire au niveau communal à accomplir les tâches stipulées aux points a, b et c. Le président du comité populaire au niveau communal, ou la personne autorisée ou chargée d'effectuer la tâche d'authentification conformément aux prescriptions, doit notifier au ministère de la Justice le spécimen de signature utilisé lors de la signature des documents d'authentification.

Le décret n° 280/2025/ND-CP complète également les dispositions transitoires de l'article 47 du décret n° 23/2015/ND-CP comme suit :

Pour les transactions certifiées par le ministère de la Justice ou le Comité populaire au niveau communal avant le 1er juillet 2025, la modification, le complément, l'annulation des transactions, la correction des erreurs dans les transactions certifiées et la délivrance de copies certifiées conformes des transactions certifiées originales seront effectués par le Comité populaire au niveau communal qui conserve les registres de certification des transactions.

Les registres de certification des copies à partir des originaux, les registres de certification des signatures/empreintes digitales, les registres de certification des signatures des traducteurs et les registres de certification des transactions établis avant la date d'entrée en vigueur du présent décret (1er novembre 2025) continueront d'être utilisés jusqu'au 31 décembre 2025.

Phuong Nhi

Source : https://baochinhphu.vn/sua-doi-bo-sung-mot-so-quy-dinh-ve-chung-thuc-102251028110756076.htm