Modification et complément d'un certain nombre de règlements sur l'authentification

(Chinhphu.vn) - Un certain nombre de nouvelles réglementations sur l'authentification ont été publiées dans le décret n° 280/2025/ND-CP du 27 octobre 2025 du gouvernement.

Décret n° 280/2025/ND-CP modifiant et complétant un certain nombre de règlements relatifs à l'authentification.

Le gouvernement a publié le décret n° 280/2025/ND-CP du 27 octobre 2025 modifiant et complétant un certain nombre d'articles du décret n° 23/2015/ND-CP sur la délivrance de copies à partir d'originaux, la certification de copies à partir d'originaux et la certification signature et authentification des contrats, transactions, tels que modifiés, complété par le décret n° 07/2025/ND-CP.

Conformément à la nouvelle réglementation du décret n° 280/2025/ND-CP, la certification d'une copie de l'original signifie que l'autorité, l'organisation ou la personne compétente telle que prescrite dans ce décret, sur la base de l'original, certifie que la copie est fidèle à l'original.

La certification de signature est l'acte d'un organisme, d'une organisation ou d'une personne compétente tel que prescrit dans le présent décret certifiant que la signature dans un document ou un papier est la signature de la personne demandant la certification.

L'authentification d'une transaction est l'acte d'une personne compétente tel que prescrit dans le présent décret certifiant l'heure et le lieu de conclusion de la transaction civile, la capacité d'acte civil, la volonté volontaire, la signature ou l'empreinte digitale des parties participant à la transaction civile.

Élargir le champ d'application de la certification

En particulier, le décret n° 280/2025/ND-CP a modifié et complété la clause 9 de l’article 2 du décret 23/2015/ND-CP dans le sens de l’élargissement des sujets de certification.

Plus précisément, la personne effectuant la certification est le président du comité populaire de la commune, du quartier ou de la zone spéciale (comité populaire de niveau communal) ; la personne autorisée ou désignée pour effectuer la tâche de certification conformément à la réglementation ; le notaire du bureau des notaires, le bureau des notaires (organisation de pratique notariale) ; l'agent diplomatique , l'agent consulaire de l'agence de représentation diplomatique, l'agence de représentation consulaire et d'autres agences autorisées à exercer des fonctions consulaires du Vietnam à l'étranger (agence représentative).

Ainsi, par rapport à l'ancienne réglementation, le décret n° 280/2025/ND-CP élargit les sujets de certification pour inclure les personnes autorisées ou désignées pour effectuer des tâches de certification conformément à la réglementation.

Modifications du règlement sur l'autorité de certification et la responsabilité

Le décret n° 280/2025/ND-CP modifie et complète également la réglementation relative à l'autorité et à la responsabilité de la certification, afin de définir clairement les responsabilités de chaque organisme procédant à la certification. Plus précisément :

1. Le président du comité populaire au niveau de la commune a l'autorité et la responsabilité de :

a) Certifier des copies des originaux des documents et papiers délivrés ou certifiés par les agences et organisations compétentes du Vietnam ; les agences et organisations compétentes de pays étrangers ; les agences et organisations compétentes du Vietnam en association avec les agences et organisations compétentes de pays étrangers ;

b) Authentification des signatures dans les documents et papiers ;

c) Certifier la signature du traducteur dans les documents et papiers de langues étrangères vers le vietnamien, et du vietnamien vers les langues étrangères ;

d) Certification des transactions portant sur des biens meubles ;

d) Certifier les transactions relatives aux droits d’usage des terres conformément aux dispositions de la loi foncière ;

e) Certifier les transactions immobilières conformément aux dispositions de la loi sur le logement ;

g) Homologation;

h) Certification des documents refusant de recevoir l’héritage ;

i) Certifier les documents relatifs au partage de l’héritage en tant qu’actifs spécifiés aux points d, dd et e ci-dessus.

2. Le président du comité populaire au niveau de la commune dirige et organise la mise en œuvre des activités de certification dans la zone.

L'autorisation et l'attribution de l'exécution des certifications spécifiées à l'article 1 ainsi que la signature et l'utilisation des sceaux lors de l'exécution des certifications doivent être effectuées conformément aux dispositions de la loi sur l'organisation des collectivités locales, de la loi sur l'organisation des organismes spécialisés relevant des comités populaires au niveau des communes et des lois pertinentes.

3. L'organisme représentatif a l'autorité et la responsabilité d'authentifier les éléments spécifiés aux points a, b et c de l'article 1. L'agent diplomatique ou consulaire signe, certifie et appose le sceau de l'organisme représentatif.

4. Les notaires ont l'autorité et la responsabilité d'authentifier les faits spécifiés aux points a, b et c, clause 1, de signer l'authentification et d'apposer le sceau de l'organisme notarial.

5. La certification ne dépend pas du lieu de résidence de la personne qui demande la certification dans les cas suivants :

a) Copies certifiées conformes des originaux, signatures certifiées conformes ;

b) Certification des transactions portant sur des biens meubles ;

c) Certifier les testaments et les documents refusant de recevoir une succession ;

d) Attester les documents d’autorisation relatifs à la mise en œuvre des droits d’usage des terres et des logements ;

d) Certifier la modification, l’ajout et l’annulation des transactions spécifiées aux points b, c et d de la présente section.

6. La certification des transactions relatives aux droits d'usage du sol est effectuée auprès du Comité populaire de la commune où se trouve le terrain, la certification des transactions relatives au logement est effectuée auprès du Comité populaire de la commune où se trouve la maison, sauf dans les cas prévus au 5.

La personne demandant l’authentification ne doit pas être tenue de présenter des originaux ou des copies de documents intégrés sur VNeID.

Parallèlement, le décret n° 280/2025/ND-CP complète également la réglementation sur les obligations et les droits de la personne effectuant la certification.

Le décret n° 280/2025/ND-CP stipule en outre : la personne effectuant l'authentification n'exige pas de la personne demandant l'authentification de soumettre ou de présenter l'original ou une copie des documents et papiers qui ont été intégrés sur VNeID lorsque la personne demandant l'authentification a présenté les informations correspondantes de VNeID.

Dans le cas où la personne qui demande la certification et la personne qui effectue la certification peuvent exploiter des informations et des documents de la Base de données nationale de la population ou d'autres bases de données comme prescrit par la loi, la personne qui effectue la certification est responsable de l'exploitation des informations et des documents de ces bases de données, et n'exige pas de la personne qui demande la certification de présenter l'original, une copie du livre original ou une copie certifiée des informations et des documents exploités.

Modification du règlement sur les responsabilités des comités populaires à tous les niveaux dans la gestion de l'authentification par l'État

En outre, le décret n° 280/2025/ND-CP modifie et complète également l'article 43 du décret n° 23/2015/ND-CP réglementant les responsabilités des comités populaires à tous les niveaux dans la gestion de l'authentification par l'État pour répondre aux exigences lors de l'exploitation de l'organisation et du fonctionnement du modèle de gouvernement local à 2 niveaux.

Conformément au décret n° 280/2025/ND-CP, les responsabilités des comités populaires à tous les niveaux dans la gestion de l'authentification par l'État sont prescrites comme suit :

1- Le Comité populaire au niveau provincial assure la gestion étatique de la certification au niveau local, avec les attributions et pouvoirs suivants :

a) Organiser la mise en œuvre des textes juridiques relatifs à la certification au niveau local ;

b) Fournir des conseils et une formation sur les compétences en matière de certification aux fonctionnaires et agents de l'État travaillant dans le domaine de la certification au sein des comités populaires au niveau des communes et aux notaires des organisations de pratique notariale ;

c) Organiser la propagande et la diffusion des réglementations juridiques sur la certification ; prendre des mesures pour remédier à la situation d’abus de l’exigence de copies certifiées conformes des documents et des papiers lors de l’exécution des procédures administratives dans le domaine ;

d) Appliquer les technologies de l’information à la réalisation de la certification et à la gestion étatique de la certification dans le cadre local, en répondant aux exigences de fourniture et d’échange d’informations ;

d) Inspecter et examiner les activités de certification des comités populaires au niveau communal et des organismes notariaux publics de la région ;

e) Établir et publier la liste des signataires certificateurs des Comités populaires au niveau de la commune dans la localité sur le Portail d'information électronique ou la Page d'information électronique du Ministère de la Justice et mettre à jour cette liste en cas de changement ;

g) Résoudre les plaintes, les dénonciations, les recommandations et les réflexions des individus et des organisations et traiter les violations administratives liées à la certification au sein de l'autorité ;

h) Envisager de transférer tout ou partie des tâches de certification des copies et de certification des signatures aux organisations notariales des communes où il existe au moins une organisation notariale stable et efficace au moment de la décision de transfert. La répartition des organisations notariales est raisonnable et pratique pour les particuliers et les organisations ayant des besoins de certification dans la localité.

i) Synthétiser la situation et les statistiques sur la certification locale, faire rapport au Ministère de la Justice comme prescrit. Le Département de la Justice assiste le Comité populaire provincial dans l'exécution des tâches spécifiées aux points a, b, c, d, e, g, h et i et inspecte les activités de certification du Comité populaire communal et des organisations notariales publiques de la région.

2. Le Comité populaire au niveau de la commune assure la gestion étatique de la certification au sein de la zone de niveau communal, avec les devoirs et pouvoirs suivants :

a) Gérer la mise en œuvre des tâches de certification telles que prescrites dans le présent décret ;

b) Propager, diffuser et mobiliser les gens pour se conformer aux réglementations légales en matière de certification ;

c) Délivrer des copies certifiées conformes de la transaction certifiée originale ;

d) Résoudre les plaintes, les dénonciations, les recommandations et les réflexions des individus et des organisations et traiter les violations administratives liées à la certification au sein de l'autorité ;

d) Synthétiser la situation et compiler des statistiques sur les rapports certifiés au ministère de la Justice conformément à la réglementation.

Le Bureau du Conseil populaire et du Comité populaire coordonne avec le Centre de services de l'administration publique pour aider le Comité populaire au niveau de la commune à accomplir les tâches spécifiées aux points a, b et c. Le président du comité populaire au niveau de la commune, la personne autorisée ou chargée d'effectuer la tâche de certification conformément à la réglementation, doit informer le ministère de la Justice de l'échantillon de signature utilisé lors de la signature de la certification.

Le décret n° 280/2025/ND-CP complète également les dispositions de l’article 47 du décret n° 23/2015/ND-CP portant dispositions transitoires en direction de :

Pour les transactions certifiées au Département de la Justice et au Comité populaire au niveau de la commune avant le 1er juillet 2025, la modification, le complément, l'annulation des transactions, la correction des erreurs dans les transactions certifiées et la délivrance de copies certifiées des transactions certifiées originales doivent être effectués au Comité populaire au niveau de la commune qui conserve les enregistrements de certification des transactions.

Les copies certifiées conformes des originaux, les carnets de certification de signatures/adresses, les carnets de certification de signatures de traducteurs et les carnets de certification de transactions établis avant la date d'entrée en vigueur du présent décret (1er novembre 2025) continueront d'être utilisés jusqu'au 31 décembre 2025.

Phuong Nhi

Source : https://baochinhphu.vn/sua-doi-bo-sung-mot-so-quy-dinh-ve-chung-thuc-102251028110756076.htm