Il est strictement interdit de saisir, de transférer ou de détruire des documents pendant le processus de restructuration organisationnelle.

(NLĐO) - Le transfert des documents et des bases de données documentaires après la réorganisation de la structure organisationnelle a été effectué conformément aux dispositions du droit archivistique concernant l'autorité de gestion.

Le ministère de l'Intérieur a récemment envoyé un document aux comités populaires des provinces et des villes administrées centralement concernant le renforcement de la gestion des documents et des archives dans le cadre du processus de réorganisation de la structure organisationnelle du système politique conformément à la conclusion n° 127-KL/TW du Politburo.

En conséquence, le ministère de l'Intérieur demande aux présidents des comités populaires des provinces et des villes de donner d'urgence des instructions pour la mise en œuvre de plusieurs tâches urgentes visant à renforcer la gestion documentaire et l'archivage dans le cadre du processus de réorganisation de l'appareil gouvernemental local.

Tous les documents et bases de données documentaires générés dans le cadre des activités des agences et organisations doivent être gérés de manière centralisée, uniforme et sécurisée, conformément à chaque collection d'archives ; les documents et bases de données documentaires de toute agence ou organisation doivent être catalogués et compilés conformément à la collection d'archives de cette agence ou organisation.

« L’organisme ou l’organisation doit fermer ses archives à compter de la date de cessation de ses activités. L’organisme ou l’organisation ne doit plus délivrer de documents administratifs relevant de sa compétence à compter de la date d’entrée en vigueur de la décision de l’autorité compétente relative à la fusion ou à la cessation de ses activités », précise clairement le document du ministère de l’Intérieur.

Avant et pendant la réorganisation de l’appareil administratif, le ministère de l’Intérieur demande que les documents et les bases de données continuent d’être conservés dans les archives des archives historiques provinciales et dans les archives des unités administratives (ou dans les lieux de stockage actuels) avant la réorganisation.

La possession, le transfert ou la destruction non autorisés de documents et de bases de données documentaires sont strictement interdits ; toute détérioration ou perte de documents et de bases de données documentaires au cours du processus de restructuration organisationnelle est également interdite.

Selon le ministère de l'Intérieur, les archives historiques provinciales sont chargées de recevoir et de coordonner avec les chefs des agences, organisations et unités administratives la conservation de tous les documents d'archives et bases de données documentaires de la province, que ce soit sur place ou temporairement dans un lieu centralisé, et de remettre les documents aux nouvelles agences, organisations et unités administratives après une restructuration organisationnelle, conformément à leur autorité de gestion.

En outre, le transfert des documents et des bases de données documentaires après la restructuration organisationnelle a été effectué conformément à la réglementation du droit archivistique relative à l'autorité de gestion.

Le ministère de l'Intérieur a également demandé la stricte application des réglementations légales relatives à la gestion et à l'utilisation des sceaux officiels et des certificats de signature numérique ; à la protection des secrets d'État et à la garantie de la sécurité des informations, des documents et des données lors de l'exécution de tâches liées aux statistiques, à l'emballage, à la remise, au stockage et à l'utilisation pendant le processus de réorganisation de la structure organisationnelle.

(NLĐO) - Le transfert des documents et des bases de données documentaires après la réorganisation de la structure organisationnelle a été effectué conformément aux dispositions du droit archivistique concernant l'autorité de gestion.

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