Ho Chi Minh Ville : Quels documents les fonctionnaires communaux sont-ils autorisés à certifier ?

Le Comité populaire de Hô Chi Minh-Ville a émis des directives à l'intention du président du Comité populaire au niveau de la commune pour autoriser les fonctionnaires subordonnés au niveau de la commune à signer et à certifier de nombreux types de documents et de contrats conformément à la réglementation.

Le personnel du Centre de services administratifs publics du quartier de Tang Nhon Phu conseille et répond aux questions sur les procédures d'attribution des numéros de maison. Photo : Quang Phuong

Le Comité populaire de Ho Chi Minh -Ville vient de publier le document n° 2997/UBND-NCPC portant orientation du président du Comité populaire au niveau de la commune pour autoriser les fonctionnaires au niveau de la commune à mettre en œuvre la résolution n° 29/2025/NQ-HDND du Conseil populaire (HDND) de la ville.

En conséquence, l'article 3 de la résolution n° 29/2025/NQ-HDND prévoit treize tâches et pouvoirs en matière de certification, relevant de l'autorité du président autorisé du comité populaire de la commune. Par conséquent, le comité populaire de la ville précise que la certification des copies à partir des originaux et la certification des signatures (clauses 1, 2, 3, 4, 5, 13, article 13) doivent être fondées sur les besoins des personnes, des organisations et des pratiques locales. Le président du comité populaire de la commune examine et décide de l'autorisation d'un ou plusieurs fonctionnaires à procéder à la certification.

L'authentification des contrats et des transactions (articles 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, article 3) repose sur le transfert de l'autorité d'authentification des contrats et des transactions du Comité populaire communal à l'organisation notariale et à la pratique locale. Le président du Comité populaire communal examine et décide ensuite d'autoriser un fonctionnaire communal à exercer ses fonctions, sous réserve de la conformité des normes et conditions requises pour l'exercice de cette fonction (qualifications, capacité professionnelle, expertise, expérience du fonctionnaire ; capacité à consulter l'historique des transactions notariées, informations permettant de prévenir les transactions dans la ville et responsabilités légales liées à l'exercice des fonctions du fonctionnaire…).

Préparation des documents à certifier au Centre de services administratifs du quartier de Tang Nhon Phu. Photo : Quang Phuong

Selon les directives, les localités qui ont transféré l’autorité d’authentification des contrats et des transactions aux organisations notariales ne doivent pas autoriser l’authentification des contrats et des transactions transférés.

Le Comité populaire de la ville de Hô Chi Minh-Ville note : Concernant la clause 14, article 3 de la résolution n° 29/2025/NQ-HDND : Il s'agit d'une disposition ouverte, au cas où la loi sur l'authentification changerait, donc le président du Comité populaire de la commune ne doit pas l'autoriser lorsqu'aucune nouvelle disposition légale ne surgit.

En outre, lors de la délivrance d'une décision d'autorisation, le président du comité populaire au niveau de la commune doit suivre le formulaire prescrit, déterminer le délai d'autorisation (début, fin), le nom complet, le poste de l'autorisateur, la personne autorisée, la tâche autorisée, déterminer la mission de signature au nom de l'autorisation et utiliser le sceau du comité populaire au niveau de la commune dans l'exécution des tâches et pouvoirs autorisés...

Le Comité populaire au niveau de la commune doit présenter l'échantillon de signature du fonctionnaire autorisé à signer et à certifier et l'envoyer au Département consulaire - Ministère des Affaires étrangères , Département des Affaires étrangères, Département de la Justice, Département des Affaires intérieures et aux agences et organisations concernées avant de signer et de certifier.

Le Comité populaire de Hô Chi Minh-Ville a également souligné que le président du Comité populaire de la commune est responsable, conformément à la loi, de l'autorisation (mentionnée ci-dessus). Parallèlement, le Comité populaire de la commune doit régulièrement surveiller et garantir la mise en œuvre effective des tâches et pouvoirs autorisés conformément à la résolution (mentionnée ci-dessus).

Le Département de la Justice, en vertu de ses fonctions et missions de gestion de l'État, fournit des conseils professionnels en matière d'authentification dans la ville ; supervise et coordonne avec les organismes compétents le suivi et l'inspection de la mise en œuvre ; reçoit les commentaires, les examine et répond aux demandes des collectivités locales. Si nécessaire, il synthétise et conseille rapidement le Comité populaire de la ville afin qu'il les examine et les traite conformément à la réglementation.

Source : https://daibieunhandan.vn/tp-ho-chi-minh-cong-chuc-cap-xa-duoc-uy-quyen-chung-thuc-nhung-giay-to-nao-10392851.html