La restructuration de l'appareil et des unités administratives, notamment celle des districts et des communes, constitue une politique majeure et stratégique pour la rationalisation de l'appareil et l'amélioration de l'efficacité et de l'efficience de la gestion. Cependant, ce processus soulève et soulèvera d'importants défis en matière de règlement des procédures administratives.
Plus précisément, les changements de limites administratives, de noms et de réglementations connexes ont engendré confusion et manque d'information pour les particuliers et les entreprises, ce qui a entraîné une augmentation soudaine des besoins de questions et de démarches administratives. De plus, dans le cadre de la rationalisation de la paie, les fonctionnaires doivent à la fois maîtriser les nouveaux processus opérationnels et gérer un nombre croissant de documents, ce qui engendre une forte pression et des risques potentiels de retards et d'erreurs.
Pour relever efficacement ces défis, garantir que le processus d'arrangement soit fluide et transparent, minimiser les inconvénients pour les personnes et les entreprises et optimiser les ressources administratives, le Vietnam Posts and Telecommunications Group (VNPT) a développé des applications d'IA spécialisées pour soutenir le traitement efficace des procédures administratives pendant la période de transition.
La « personnalisation » au service des particuliers et des entreprises
« Citizen - Business Virtual Assistant » est une plateforme d'IA intégrée qui agit comme un point de contact numérique unique et intelligent, accompagnant de manière complète les citoyens et les entreprises dans toutes les questions de procédure administrative découlant du processus de fusion.
Capable de répondre automatiquement aux informations 24h/24 et 7j/7, cette application utilise le traitement automatique du langage naturel (TALN) pour comprendre et répondre aux milliers de questions des particuliers et des entreprises concernant les nouvelles frontières administratives, les changements de nom et les documents nécessaires à ajuster (fiche d'identité, pièce d'identité, licence d'exploitation, certificat de droit d'utilisation du sol, etc.). L'application fournit également des informations sur les nouvelles politiques et réglementations découlant de la fusion, de manière simple et personnalisée.
D'autre part, sur la base des informations fournies par l'utilisateur (type de document à modifier, ancienne/nouvelle adresse, type d'entreprise), l'IA identifiera automatiquement les procédures administratives à effectuer et fournira des instructions détaillées pour chaque étape et chaque document à préparer, tout en fournissant des liens directs vers les formulaires électroniques à remplir, prenant même en charge le remplissage automatique d'une partie des informations si les données sont déjà disponibles dans la base de données nationale, minimisant ainsi les erreurs et le temps pour les personnes.
Ce système d'IA collecte, analyse et met également à jour automatiquement les derniers documents juridiques et annonces des ministères, des branches et des localités liés aux fusions, garantissant que les informations sont toujours exactes et opportunes pour les personnes et les entreprises.
Grâce aux fonctions ci-dessus, l'application d'IA « Assistant virtuel pour les citoyens - entreprises » réduira considérablement la charge des interrogatoires directs pour les fonctionnaires chargés de gérer les procédures administratives, leur libérant du temps pour se concentrer sur le traitement des dossiers complexes qui nécessitent une évaluation approfondie.
L'application contribue également à améliorer la satisfaction et l'expérience des particuliers et des entreprises, en les aidant à rechercher proactivement des informations et à effectuer leurs démarches administratives à tout moment et en tout lieu, réduisant ainsi les temps d'attente et de trajet, instaurant ainsi transparence et confiance. Elle garantit notamment l'uniformité et l'exactitude des informations, limitant ainsi les situations où les explications diffèrent d'un endroit à l'autre et prêtant à confusion, et garantissant ainsi l'équité pour tous.
L'IA prend en charge le traitement des procédures administratives
VNPT a également développé une série d'applications d'IA profondément intégrées au système de traitement des procédures administratives pour aider les fonctionnaires et les agents publics à traiter les procédures administratives plus efficacement pendant la période de transition.
Tout d'abord, un système d'IA prend en charge la classification et la vérification intelligentes des documents. Ces IA utilisent la technologie de « vision par ordinateur » pour numériser, identifier et lire automatiquement les informations contenues dans les documents et les documents ; classer automatiquement les documents, extraire les données et vérifier leur validité conformément aux nouvelles réglementations et formes administratives après la fusion ; puis signaler automatiquement les lacunes, les erreurs ou les documents invalides, aidant ainsi les fonctionnaires à les détecter rapidement et à demander des compléments en temps opportun, réduisant ainsi le taux de documents à renvoyer.
Viennent ensuite les IA qui soutiennent la prise de décision et le traitement des dossiers. Ces IA analysent les données du dossier et les comparent à la réglementation en vigueur afin de proposer une solution ou de suggérer des mesures à prendre au personnel. Dans les cas complexes, l'IA peut signaler des points importants ou des documents juridiques pertinents auxquels le personnel peut se référer, accélérant ainsi le processus d'évaluation.
Enfin, l'IA automatise les rapports et les statistiques. Ainsi, l'application synthétise automatiquement les données issues du processus de réception et de traitement des procédures administratives (nombre d'enregistrements, délai moyen de traitement, types de procédures administratives les plus fréquentes, erreurs fréquentes, etc.).
À partir de là, créez des rapports statistiques visuels en temps réel, aidant les dirigeants locaux, les départements et les succursales à avoir une vue d'ensemble de l'efficacité du règlement des procédures administratives, à identifier facilement les goulots d'étranglement pour donner une orientation opportune.
Les résultats des tests pratiques montrent que ces systèmes d'IA ont considérablement amélioré la productivité du personnel, réduit les tâches manuelles, répétitives et sujettes aux erreurs, aidant le personnel à se concentrer sur les tâches professionnelles ainsi qu'à résoudre des problèmes plus complexes ; assuré la transparence et l'équité dans le traitement des procédures administratives lorsque les processus sont numérisés et contrôlés par l'IA, minimisant l'intervention subjective et les risques négatifs ; en même temps, ont fourni des données précises et opportunes à la direction, aidant les dirigeants locaux et de base à prendre des décisions opérationnelles rapides et efficaces basées sur des données réelles.
Faites l'expérience d'une administration numérique moderne, rapide et efficace
L'application pilote de l'IA pour le traitement des procédures administratives à Hô-Chi-Minh -Ville en mai 2025 a produit de nombreux résultats positifs. Plus précisément, le délai d'accueil et de réponse aux personnes a été considérablement réduit ; les particuliers et les entreprises bénéficient d'un accompagnement plus précis, réduisant ainsi les déplacements fréquents ; les fonctionnaires disposent également d'outils supplémentaires pour traiter les documents de manière plus proactive et efficace.
Ainsi, le système d'IA a permis la réception d'une moyenne de 10 000 à 13 000 documents soumis directement par les citoyens chaque jour, contribuant ainsi à économiser le temps de traitement d'environ 1 400 heures/jour, plus de 30 800 heures/mois et 369 600 heures/an, soit l'équivalent du travail d'environ 175 agents.
En outre, les applications d’IA permettent également de recevoir en moyenne 5 000 à 6 000 candidatures en ligne par jour, ce qui permet d’économiser le temps de traitement d’environ 550 heures par jour, plus de 12 100 heures par mois et 145 200 heures par an, soit l’équivalent du travail de près de 70 employés.
De plus, lorsque les particuliers et les entreprises suivent l'avancement des procédures administratives, ils peuvent consulter et afficher les informations des personnes sur les transactions du ChatBot, facilitant ainsi l'expérience globale du processus. L'application de l'IA au Portail des services publics et au Système d'information sur les procédures administratives a permis d'optimiser le processus, de réduire les temps d'attente et les coûts de traitement, de garantir des services rapides et transparents et de servir les citoyens avec enthousiasme.
Pour VNPT, l'IA n'est pas seulement une tendance, mais aussi une stratégie à long terme initiée très tôt. Car VNPT comprend que la maîtrise de l'IA ne se fait pas en un éclair, mais nécessite un investissement systématique, durable et visionnaire. VNPT identifie clairement trois piliers nécessitant des investissements : les personnes, les infrastructures et les données. Pour que l'IA se développe véritablement, le financement seul ne suffit pas, il faut également des mécanismes flexibles, des politiques spécifiques et une volonté d'action.
Les technologies d'IA développées par VNPT sont toutes intégrées dans des produits et services spécifiques, étroitement intégrés à l'écosystème numérique déployé auprès des gouvernements, des particuliers et des entreprises. Grâce à cette approche concrète, la technologie d'IA de VNPT se perfectionne sans cesse et l'équipe des ressources humaines en IA gagne en maturité.
Selon le journal THAI LINH/Nhan Dan
Lien vers l'article originalSource : https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html
Comment (0)