L'application d'IA améliore l'efficacité du règlement des procédures administratives

VHO - L'application de l'intelligence artificielle (IA) dans le règlement des procédures administratives n'est pas seulement une solution optimale aux situations qui peuvent survenir lors de la mise en œuvre de la tâche de restructuration de l'appareil et des unités administratives, mais aussi une étape stratégique, façonnant le développement futur de la localité dans le sens du gouvernement numérique.

L'équipe d'ingénieurs informatiques de VNPT déploie des solutions technologiques pour servir les clients.

La restructuration de l'appareil et des unités administratives, notamment celle des districts et des communes, constitue une politique majeure et stratégique pour la rationalisation de l'appareil et l'amélioration de l'efficacité et de l'efficience de la gestion. Cependant, ce processus engendrera des défis importants en matière de règlement des procédures administratives.

Plus précisément, la modification des limites administratives, des noms et des réglementations connexes a engendré une confusion et un manque d'information pour les particuliers et les entreprises, ce qui a entraîné une augmentation soudaine des besoins en questions-réponses et en procédures administratives. De plus, dans le cadre de la rationalisation de la paie, les fonctionnaires doivent à la fois maîtriser les nouveaux processus opérationnels et gérer un volume croissant de documents, ce qui engendre une forte pression et des risques potentiels de retards et d'erreurs.

Pour relever efficacement ces défis, garantir que le processus d'arrangement soit fluide et transparent, minimiser les inconvénients pour les personnes et les entreprises et optimiser les ressources administratives, le Vietnam Posts and Telecommunications Group (VNPT) a développé des applications d'IA spécialisées pour soutenir le traitement efficace des procédures administratives pendant la période de transition.

« Personnalisation » au service des particuliers et des entreprises

« Citizen - Business Virtual Assistant » est une plate-forme d'IA intégrée qui agit comme un point de contact numérique unique et intelligent, accompagnant de manière complète les citoyens et les entreprises dans toutes les questions de procédure administrative découlant du processus de fusion.

Capable de répondre automatiquement aux informations 24h/24 et 7j/7, cette application utilise le traitement automatique du langage naturel (TALN) pour comprendre et répondre précisément et immédiatement à des milliers de questions de particuliers et d'entreprises concernant les nouvelles frontières administratives, les changements de nom et les documents nécessaires à ajuster (fiche d'identité, pièce d'identité, licence commerciale, certificat de droit d'usage du sol, etc.). L'application fournit également des informations sur les nouvelles politiques et réglementations découlant de la fusion, de manière simple et personnalisée.

D'autre part, sur la base des informations fournies par l'utilisateur (type de document à modifier, ancienne/nouvelle adresse, type d'entreprise), l'IA identifiera automatiquement les procédures administratives à effectuer et fournira des instructions détaillées pour chaque étape et chaque document à préparer, tout en fournissant des liens directs vers les formulaires électroniques à remplir, prenant même en charge le remplissage automatique d'une partie des informations si les données sont déjà disponibles dans la base de données nationale, minimisant ainsi les erreurs et le temps pour les personnes.

Ce système d'IA collecte, analyse et met également à jour automatiquement les derniers documents juridiques et annonces des ministères, des branches et des localités liés aux fusions, garantissant que les informations sont toujours exactes et opportunes pour les particuliers et les entreprises.

Grâce aux fonctions ci-dessus, l'application d'IA « Assistant virtuel pour les citoyens - Entreprises » réduira considérablement la charge des interrogatoires directs pour les agents en charge de la gestion des procédures administratives, leur libérant du temps pour se concentrer sur le traitement des dossiers complexes qui nécessitent une évaluation approfondie.

L'application contribue également à améliorer la satisfaction et l'expérience des particuliers et des entreprises, en les aidant à rechercher proactivement des informations et à effectuer des démarches administratives à tout moment et en tout lieu, réduisant ainsi les temps d'attente et de trajet, instaurant ainsi transparence et confiance. Elle garantit notamment l'uniformité et l'exactitude des informations, limitant ainsi les situations où les explications diffèrent d'un endroit à l'autre et prêtant à confusion, et favorisant ainsi l'équité pour tous.

L'IA prend en charge le traitement des procédures administratives

VNPT a également développé une série d'applications d'IA profondément intégrées au système de traitement des procédures administratives pour aider les fonctionnaires et les agents de l'État à traiter les procédures administratives plus efficacement pendant la période de transition.

Tout d'abord, un système d'IA prend en charge la classification et la vérification intelligentes des documents. Ces IA utilisent la vision par ordinateur pour numériser, reconnaître et lire automatiquement les informations contenues dans les documents et les documents ; classer automatiquement les documents, extraire les données et vérifier leur validité conformément aux nouvelles réglementations et formes administratives après la fusion ; puis signaler automatiquement les lacunes, les erreurs ou les documents invalides, aidant ainsi les autorités à les détecter rapidement et à demander des compléments en temps opportun, réduisant ainsi le nombre de documents à renvoyer.

Viennent ensuite les IA qui soutiennent la prise de décision et le traitement des dossiers. Ces IA analysent les données des dossiers et les comparent à la réglementation en vigueur afin de proposer des solutions ou de suggérer des mesures à prendre aux agents. Dans les cas complexes, l'IA peut signaler des points importants ou des documents juridiques pertinents auxquels les agents peuvent se référer, accélérant ainsi le processus d'évaluation.

Enfin, l'IA automatise les rapports et les statistiques. Ainsi, l'application synthétise automatiquement les données issues du processus de réception et de traitement des procédures administratives (nombre d'enregistrements, délai moyen de traitement, types de procédures administratives les plus fréquentes, erreurs courantes, etc.).

À partir de là, créez des rapports statistiques visuels en temps réel, aidant les dirigeants locaux, les départements, les succursales et les secteurs à avoir une vue d'ensemble de l'efficacité du règlement des procédures administratives, à identifier facilement les goulots d'étranglement pour donner une orientation opportune.

Les résultats des tests pratiques montrent que ces systèmes d'IA ont considérablement amélioré la productivité du personnel, réduit les tâches manuelles, répétitives et sujettes aux erreurs, aidé le personnel à se concentrer sur les tâches professionnelles ainsi qu'à résoudre des problèmes plus complexes ; assuré la transparence et l'équité dans le traitement des procédures administratives lorsque les processus ont été numérisés et contrôlés par l'IA, minimisant ainsi les interventions subjectives et les risques négatifs ; en même temps, ils ont fourni des données précises et opportunes à la direction, aidant les dirigeants locaux et de base à prendre des décisions exécutives rapides et efficaces, basées sur des données réelles.

Expérimentez une administration numérique moderne, rapide et efficace

L'application pilote de l'IA au traitement des procédures administratives à Hô-Chi-Minh -Ville en mai 2025 a produit de nombreux résultats positifs. Plus précisément, les délais d'accueil et de réponse aux personnes ont été considérablement réduits ; les particuliers et les entreprises bénéficient d'un accompagnement plus précis, réduisant ainsi les déplacements fréquents ; les fonctionnaires disposent également d'outils supplémentaires pour traiter les documents de manière plus proactive et efficace.

Ainsi, le système d'IA a permis la réception d'une moyenne de 10 000 à 13 000 documents soumis directement par les citoyens chaque jour, contribuant ainsi à économiser le temps de traitement d'environ 1 400 heures/jour, plus de 30 800 heures/mois et 369 600 heures/an, soit l'équivalent du travail d'environ 175 agents.

En outre, les applications d’IA permettent également de recevoir en moyenne 5 000 à 6 000 candidatures en ligne par jour, ce qui permet d’économiser le temps de traitement d’environ 550 heures par jour, plus de 12 100 heures par mois et 145 200 heures par an, soit l’équivalent du travail de près de 70 personnes.

De plus, lorsque les particuliers et les entreprises suivent l'avancement des démarches administratives, ils peuvent consulter et afficher les informations des personnes sur les transactions du ChatBot, facilitant ainsi l'expérience utilisateur complète. L'application de l'IA au Portail des services publics et au Système d'information sur les procédures administratives a permis d'optimiser le processus, de réduire les temps d'attente et les coûts de traitement, de garantir des services rapides et transparents et de servir les citoyens avec enthousiasme.

Pour VNPT, l'IA n'est pas seulement une tendance, mais aussi une stratégie à long terme initiée très tôt. Car VNPT comprend que la maîtrise de l'IA ne se fait pas en un éclair, mais nécessite un investissement systématique, durable et visionnaire. VNPT identifie clairement trois piliers nécessitant des investissements : les ressources humaines, les infrastructures et les données. Pour que l'IA se développe véritablement, le financement seul ne suffit pas ; il faut également des mécanismes flexibles, des politiques spécifiques et une volonté d'action.

Les technologies d'IA développées par VNPT sont toutes intégrées à des produits et services spécifiques, étroitement intégrés à l'écosystème numérique déployé auprès des administrations publiques, des particuliers et des entreprises. Grâce à ce processus « travail réel – utilisation réelle », la technologie d'IA de VNPT est de plus en plus perfectionnée et l'équipe des ressources humaines en IA gagne en maturité.

Selon le journal THAI LINH/Nhan Dan

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Source: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html