Perubahan alamat administratif akan berdampak besar pada operasional instansi, organisasi, dan bisnis - Ilustrasi foto: HP
Mulai 1 Juli, konversi batas administratif dari 3 tingkat menjadi 2 tingkat akan menciptakan banyak sekali pekerjaan bagi semua pihak terkait, mulai dari lembaga pengelola negara, pemerintah daerah hingga bisnis, terutama sistem dan layanan teknis yang menggunakan peta dan alamat.
Proses ini memerlukan persiapan yang cermat untuk menghindari risiko, kesalahan, dan gangguan operasional.
Identifikasi 6 tantangan
Menurut Tn. On Nhu Binh, salah satu pendiri dan CEO EMDDI Joint Stock Company (platform transportasi untuk perusahaan seperti Xanh SM, Taxi Group, Lado, dll.), perubahan alamat administratif akan menciptakan dampak signifikan pada operasi banyak bisnis.
Secara khusus, industri seperti e-commerce, transportasi (termasuk taksi, ride-hailing, pengiriman, logistik) dan real estate akan sangat terpengaruh.
Sementara itu, bisnis di industri lain, terutama yang menggunakan perangkat lunak manajemen di tingkat kecamatan/desa, akan membutuhkan lebih banyak waktu untuk menerapkan perubahan ini secara sinkron.
Bapak Binh memperkirakan bahwa selama proses transformasi, organisasi akan menghadapi enam kelompok tantangan utama.
Pertama, beban kerjanya besar dan terdapat risiko kesalahan serta penalti. Penting untuk membedakan antara "menggunakan alamat dalam operasi sehari-hari" dan "memerlukan konversi dan penyimpanan alamat sesuai dengan unit administratif baru".
Tanpa rencana khusus dan antisipasi terhadap situasi yang muncul, organisasi rentan terhadap gangguan sistem, kesalahan, dan kemungkinan penalti menurut peraturan.
Kedua, risiko penggunaan API peta pihak ketiga. Saat ini, banyak penyedia API peta belum mengonfirmasi kemampuan mereka untuk sepenuhnya mendukung alamat administratif baru. Beberapa telah membuka uji coba, tetapi akurasinya belum terkonfirmasi.
Oleh karena itu, aplikasi yang menggunakan API peta pihak ketiga perlu mengantisipasi risiko jika alamatnya salah.
Ketiga, sulit bagi pengguna untuk mengidentifikasi alamat yang setara antara alamat lama dan baru. Konversi ini dapat menyebabkan kebingungan. Misalnya, Bapak Binh memberikan contoh: Sebelumnya, mudah untuk membedakan "5 Quang Trung (Hoan Kiem)" dari "5 Quang Trung (Ha Dong)", tetapi dalam sistem alamat dua tingkat, kurangnya informasi distrik dapat dengan mudah menyebabkan kebingungan dalam komunikasi, pengiriman, dan perjalanan.
Keempat, standarisasi data alamat. Konversi hanya efektif jika data masukan distandarisasi. Jika alamat dimasukkan secara acak, tidak dalam format standar, atau ditulis tangan secara tidak konsisten, proses pemrosesan dan konversi menjadi rumit dan mahal.
Kelima, persyaratan faktur sesuai alamat baru. Peraturan saat ini mewajibkan faktur diterbitkan sesuai alamat administratif yang baru. Sementara itu, beberapa sistem operasi mungkin masih menggunakan alamat lama. Oleh karena itu, bisnis perlu meninjau, memperbarui informasi, dan bekerja sama dengan otoritas pajak untuk mendapatkan instruksi khusus guna menghindari kesalahan dalam pelaporan dan penerbitan faktur.
Keenam, biaya tersembunyi selama transisi. Mulai dari memperbarui sistem perangkat lunak, menyesuaikan API, memodifikasi signage, mencetak ulang faktur, kontrak... semuanya menimbulkan biaya. Biaya-biaya ini bisa signifikan, terutama bagi bisnis dengan operasi besar atau banyak titik kontak data alamat.
Simpan alamat lama dan baru secara paralel
Untuk meminimalkan biaya akibat risiko-risiko di atas, Bapak Binh menyarankan beberapa solusi yang dapat dijadikan acuan bagi organisasi. Pertama-tama, perencanaan konversi data perlu dilakukan secara terkendali, termasuk langkah-langkah pemeriksaan, perbandingan, dan pengujian sebelum implementasi resmi.
Menyimpan alamat lama dan baru secara bersamaan di awal juga merupakan cara untuk memastikan kelancaran operasional. Selain itu, sistem harus mendukung tampilan kedua format alamat, atau setidaknya menyediakan opsi bagi pengguna untuk mengetahui alamat baru yang sesuai.
Hal ini akan membantu pengguna secara bertahap terbiasa dengan alamat baru dan mengurangi kebingungan. Khususnya, memperbarui faktur ke alamat baru memerlukan koordinasi yang erat dengan otoritas pajak untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan menghindari risiko hukum.
Terakhir, Bapak Binh mengatakan bahwa saat ini, jika Pemerintah dapat mendorong standarisasi dan penerapan kode pos (Zip Postal Code) secara sinkron untuk alamat administratif 2 tingkat, ini akan menjadi solusi fundamental yang optimal.
Hal ini tidak hanya membantu menyinkronkan sistem antara pihak-pihak (peta, transportasi, administrasi dan perdagangan), tetapi juga menghemat banyak sumber daya di masa mendatang jika ada perubahan lain.
HONG PHUC
Sumber: https://tuoitre.vn/doi-dia-chi-moi-viec-doanh-nghiep-can-lam-de-tranh-sai-mot-li-di-mot-dam-20250702121709135.htm
Komentar (0)